Se você está se aprofundando no estudo do empreendedorismo, é provável que já tenha se deparado com o termo “estoque mínimo“.
Embora seja um conceito simples, a falta de compreensão sobre como calcular pode impactar negativamente o faturamento e o lucro da sua loja.
Com isso em mente, elaboramos um guia abrangente sobre o estoque mínimo, para ajudá-lo a entender como realizar os cálculos e aproveitar os benefícios no dia a dia.
Acompanhe a leitura!
O que é estoque mínimo?
O estoque mínimo é um indicador que determina à quantidade mínima de produtos necessários a serem mantidos na sua loja.
Evitando assim a falta ou até mesmo o excesso de produtos parados no estoque, o que pode resultar em desperdícios e dinheiro parado.
De forma simples, o estoque mínimo é o número mínimo de produtos que uma loja deve manter em seu estoque.
Quando esse limite é alcançado, é hora de fazer um novo pedido ao fornecedor.
Diferença entre estoque mínimo e estoque de segurança
Como já falamos aqui, o estoque mínimo representa a quantidade de produtos que precisam ser repostos dentro de um determinado período de tempo.
Funcionando como um alerta de que chegou a hora de renovar o estoque.
Já o estoque de segurança é uma quantidade adicional de itens mantida além do estoque mínimo para lidar com incertezas na demanda do cliente.
Apesar de parecerem a mesma coisa, o estoque de segurança atua como uma reserva para proteger contra variações imprevistas na demanda ou atrasos na entrega de fornecedores.
É comum confundir os dois conceitos.
No entanto, para garantir a correta gestão do estoque, o empreendedor deve contar com um cronograma fixo de compra para atender às perspectivas de vendas existentes no negócio.
Mantendo o estoque mínimo e o estoque de segurança, você tem a oportunidade de conseguir melhores preços com fornecedores.
Sem contar que dificilmente vai perder o controle da quantidade de produtos, evitando, com isso, o desperdício.
Como saber qual é o estoque mínimo ideal?
O valor ideal de produtos em uma gestão de estoque varia conforme as características específicas de cada negócio.
Por exemplo, enquanto um varejo demanda um estoque maior para atender clientes que buscam itens imediatamente, outros tipos de empresas podem ter necessidades diferentes.
Por exemplo, uma empresa de construção precisa garantir uma quantidade suficiente de materiais.
Como cimento, tijolos e madeira, para manter várias equipes de trabalho ocupadas em diferentes obras.
O que demanda estratégias distintas de estoque.
Como o estoque mínimo é calculado
Agora que você está familiarizado com a definição de estoque mínimo, vamos colocá-lo em prática.
Primeiramente, é necessário calcular o consumo diário de mercadorias.
📝 Para isso, utilize a seguinte fórmula:
- Consumo médio diário = total de mercadorias consumidas durante um período específico / número de dias nesse período.
📝 Em seguida, aplique a fórmula para determinar o estoque mínimo:
- Estoque mínimo = consumo médio diário x tempo de reposição.
Observe este outro exemplo: se o seu produto foi consumido em 60 unidades ao longo de um mês, então o consumo médio diário equivale a 2 unidades (60 unidades divididas por 30 dias).
Considerando um tempo de reposição de 15 dias, o seu estoque de segurança seria de 30 unidades (15 dias multiplicados por 2 unidades).
Você também pode utilizar uma margem de segurança para evitar possíveis falhas no estoque.
Se essa margem for de 10%, a quantidade adicional armazenada seria de 3 unidades (30 + 10%).
Qual é a sua importância para a loja?
O estabelecimento do estoque mínimo é vital para assegurar uma gestão eficaz, atuando como uma medida preventiva contra possíveis interrupções na cadeia de suprimentos de uma loja.
Ao manter um nível adequado de estoque mínimo, o empreendimento pode evitar paralisações na produção ou a escassez de mercadorias para os clientes.
Portanto, é essencial manter o estoque mínimo para garantir a satisfação do cliente e a capacidade da empresa de atender às demandas do mercado.
Manter o que chamamos de estoque mínimo ou estoque de segurança, ajuda a gerenciar as finanças de forma mais assertiva. Isso significa evitar gastos excessivos em estoques grandes e reduzir o risco de perder vendas por não ter um item disponível.
Quais as melhores estratégias de gerenciamento?
Separamos os principais pontos a serem levados em consideração no gerenciamento do estoque mínimo.
Acompanhe.
Sempre avalie a nova demanda
Com as flutuações do mercado, é provável que a demanda varie.
Portanto, é essencial realizar uma análise para identificar quais produtos têm um giro menor e quais mercadorias mantêm um número de vendas estável ou superior ao normal.
Esses insights serão fundamentais para estabelecer prioridades e orientar a gestão do empreendimento.
Uma sugestão é adaptar a estratégia do seu time comercial para lidar com as variações no comportamento do consumidor.
Isso implica direcionar os esforços para os produtos com maior potencial de conversão, visando aumentar as vendas.
Adapte às novas solicitações
Baseando-se na demanda atual e nas informações sobre os produtos, é fundamental ajustar a disponibilidade dos itens e atender às novas solicitações.
Manter um planejamento e controle de estoque equilibrados é essencial para evitar prejuízos decorrentes de produtos parados ou indisponíveis para venda.
Fique atento aos prazos
Atrasos podem resultar na quebra da confiança entre a loja e o consumidor.
Portanto, estabeleça uma gestão de entregas eficiente e manter os clientes constantemente atualizados.
A transparência nesse contexto é fundamental para obter uma resposta positiva do público e evitar feedbacks negativos ou reclamações.
Sempre que puder, renegocie
Durante períodos de crise, mantenha-se vigilante nas negociações com os fornecedores e, sempre que possível, reavaliar os contratos visando à redução de custos.
Além disso, é importante explorar continuamente novas propostas dentro do setor, em busca de condições mais vantajosas.
Realize capacitação
O sucesso na implementação das estratégias para o planejamento e controle de estoque está diretamente ligado ao envolvimento dos colaboradores.
Por isso, capacite a equipe de acordo com as novas diretrizes, métodos ou tecnologias adotadas.
Quanto mais bem informados estiverem os funcionários, maiores serão as chances de alcançar resultados positivos.
Tenha a tecnologia como aliada
Para concluir, ressalte o papel fundamental da tecnologia no planejamento e controle de estoque.
Por meio das plataformas adequadas, é possível integrar setores estratégicos e acessar informações em tempo real.
Nesse contexto, o sistema ERP é um excelente exemplo que permite uma gestão abrangente da empresa, abrangendo desde a logística até o departamento financeiro.
Isso proporciona aos gestores uma visão holística do negócio, facilitando a redução de custos e a identificação rápida de eventuais obstáculos.
Quais as vantagens desse modelo de estoque?
Reduz o risco de rompimento de estoque
Ao manter um nível de estoque mínimo, a empresa consegue suportar o período entre a realização de um novo pedido e sua entrega.
O que ajuda a resguardá-la contra a perda de clientes devido à falta de produtos.
Ademais, garante uma boa reputação para o negócio.
Uma vez que clientes satisfeitos têm maior probabilidade de realizar compras futuras e recomendar a marca a outros.
Além de otimizar o espaço e prevenir desperdícios, o estoque mínimo também proporciona mais agilidade na organização de loja e acesso aos itens.
Já que menos produtos armazenados significam mais espaço livre para uma disposição eficiente.
Também, ao reduzir a quantidade de produtos estocados, a empresa minimiza o risco de acumular estoque obsoleto ou mercadorias que podem expirar.
Além disso, a loja garante uma gestão mais sustentável de seus recursos.
Aprimora o fluxo de caixa
Essa alocação mais eficiente de recursos contribui para otimizar a liquidez da companhia.
Permitindo-lhe ter mais flexibilidade para lidar com despesas imprevistas ou aproveitar oportunidades de crescimento.
Além disso, contribui para a redução dos gastos relacionados ao armazenamento e conservação de produtos em estoque.
Como despesas com aluguel de espaço, seguros, depreciação e obsolescência.
Também confira: o que é estoque de ciclo e sua importância para a logística.
Quais as desvantagens do estoque mínimo?
Exige um maior controle rigoroso
A empresa, ao manter um estoque mínimo, torna-se vulnerável a interrupções na cadeia de suprimentos,.
O que pode resultar na falta de produtos para atender à demanda dos pedidos.
Portanto, é essencial dispor de sistemas de gestão que permitam o monitoramento em tempo real dessas situações.
Além de prever os padrões de consumo e os comportamentos de compra dos clientes.
Pode gerar insatisfação dos clientes se houver atrasos
É vital que a empresa estabeleça políticas transparentes de comunicação com os clientes e os mantenha atualizados sobre eventuais atrasos ou contratempos na entrega.
Além disso, é crucial desenvolver planos de contingência para lidar com imprevistos na cadeia de suprimentos, o que reduz o impacto nas operações e garante a satisfação dos clientes.
Menores oportunidades de negociação com os fornecedores
Os fornecedores geralmente propõem condições mais favoráveis, como descontos por volume ou prazos de pagamento estendidos, para aqueles que realizam compras em grande escala.
No entanto, é importante ressaltar que a empresa pode ficar excessivamente dependente de um número restrito de fornecedores.
Isso amplia o risco de interrupções na cadeia de suprimentos no caso de enfrentarem problemas relacionados à produção, logística ou finanças.
Quais as consequências de não controlar o estoque mínimo?
A falta de controle eficiente do estoque mínimo pode gerar uma série de consequências adversas para uma empresa.
Principalmente porque a escassez de produtos pode resultar em perdas de vendas e até mesmo na interrupção de processos produtivos.
Também, essa situação pode oferecer uma oportunidade para que clientes que não encontraram os produtos desejados se voltem para os concorrentes do empreendimento, ou, ainda pior, se fidelizem a eles.
Quais as principais ferramentas e tecnologias que podem ajudar no controle de estoque?
Optar por soluções tecnológicas no gerenciamento de estoque representa uma das abordagens mais eficazes e economicamente vantajosas.
Para garantir operações logísticas mais produtivas e lucrativas em todas as fases do processo.
Agora que reconhecemos a importância de atualizar os procedimentos relacionados ao controle de inventário, vamos apresentar algumas das ferramentas tecnológicas que podem ser integradas ao sistema de estoque.
WMS
O Sistema de Gestão de Estoques, ou WMS (Warehouse Management System), é um software projetado para atender às demandas de controle de armazéns e que oferece uma variedade de funcionalidades práticas, incluindo:
- Assistência na separação de pedidos;
- Alocação de materiais;
- Verificação de itens e realização de inventários;
- Registro de recebimentos.
RFID
RFID é a abreviação de Identificação por Radiofrequência (Radio Frequency Identification), uma tecnologia que possibilita a identificação de itens por meio de sinais de radiofrequência para coleta de dados.
Ela é versátil, pois engloba uma variedade de métodos para identificar mercadorias, objetos e até mesmo pessoas, sendo a metodologia baseada em números de série e microchips a mais comumente utilizada na gestão de estoques.
TMS
TMS, abreviação para Transportation Management System ou Gestão de Transporte e Logística, é um software projetado para aprimorar a eficiência e qualidade de todos os processos relacionados à distribuição.
Ele não apenas auxilia nas atividades de expedição, mas aprimora o transporte como um todo, desde a contratação de transportadoras para executar o frete até a auditoria de faturas.
Por fim, esse sistema facilita a integração do controle das operações de gestão de transporte em uma única plataforma, pois o software é composto por módulos que podem ser adquiridos conforme as necessidades específicas do negócio.
SRM
Se você está familiarizado com o CRM, uma das ferramentas mais comuns para gerenciamento de relacionamento com os clientes em empresas de diversos setores e portes, provavelmente compreenderá o SRM.
O SRM, ou Supplier Relationship Management, é essencialmente uma estratégia para administrar o relacionamento com os fornecedores.
Trata-se de um sistema automatizado amplamente utilizado como uma das principais ferramentas de controle de estoque.
Ele engloba uma variedade de práticas empresariais e recursos tecnológicos para integrar o fluxo de dados na gestão da cadeia de suprimentos.
É crucial que as empresas utilizem softwares para estabelecer um conjunto comum de referência, garantindo eficácia na comunicação com os fornecedores.
Com o SRM, os gestores podem configurar os processos de forma a tornar o relacionamento com os fornecedores mais produtivo, lucrativo e sustentável.
PEPS
PEPS, ou Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, é uma abordagem que se baseia no princípio simples de que os itens devem ser vendidos na ordem em que foram recebidos no estoque.
Isso significa que os produtos mais antigos devem ser comercializados primeiro, enquanto os mais recentes devem permanecer no final da fila.
O PEPS geralmente é implementado em conjunto com tecnologia de estoque, pois é uma técnica altamente versátil.
Suas vantagens incluem:
- Redução do giro do produto;
- Melhoria na qualidade do controle de estoque;
- Garantia de que os clientes recebam produtos frescos;
- Diminuição de perdas devido ao vencimento do prazo de validade.
UEPS
UEPS, abreviação para Último a Entrar, Primeiro a Sair, é uma abordagem oposta ao PEPS.
Aqui, os itens mais recentemente adquiridos são os primeiros a serem vendidos, conforme sugere o próprio nome.
Essa técnica não é recomendada para setores que lidam com produtos perecíveis.
Como a indústria alimentícia e farmacêutica, devido ao risco de perda de mercadorias devido aos prazos de validade.
No entanto, é comumente aplicada na determinação dos preços dos produtos, pois os valores das últimas aquisições servem como base para o cálculo do valor total dos itens em estoque.
Qual a diferença entre estoque mínimo e máximo?
Estoque máximo e mínimo são termos correlatos, embora tenham finalidades diferentes.
O estoque mínimo, como já explicado, corresponde à quantidade mínima de produtos necessária para prevenir a falta de mercadorias.
Já o estoque máximo representa a quantidade máxima de produtos que a empresa pode armazenar sem comprometer sua capacidade física e seu capital disponível.
Por exemplo, imagine uma papelaria que vende 50 resmas de papel por dia, e cujo fornecedor leva 7 dias para entregar os pedidos.
Se o estoque mínimo apresentar 350 resmas (50 resmas/dia x 7 dias), isso indica que a papelaria precisa realizar um novo pedido quando seu estoque atingir esse nível.
No entanto, se o estoque máximo apresentar 700 resmas, significa que a papelaria não deve ultrapassar essa quantidade para evitar excesso de mercadorias e custos desnecessários.
O que considerar para ter uma boa gestão de estoque?
Uma administração eficiente do estoque possibilita que uma empresa mantenha um equilíbrio entre o excesso de mercadorias e a falta de produtos.
Garantindo a viabilidade das operações e o atendimento às demandas do mercado.
Nesse sentido, existem alguns aspectos cruciais que a empresa deve considerar ao realizar a gestão do estoque.
Uma das primeiras etapas consiste em identificar os produtos de maior demanda, ou seja, aqueles que registram os maiores volumes de vendas.
Essa medida é fundamental para evitar a falta desses itens no estoque e garantir o atendimento adequado às demandas do mercado.
Além disso, é essencial que a empresa esteja ciente dos produtos mais lucrativos.
Manter esses itens em estoque evita prejuízos financeiros, uma vez que eles desempenham um papel significativo na rentabilidade geral do negócio.
Um aspecto crucial para uma gestão de estoque eficaz é entender os padrões de consumo dos clientes.
Dessa forma, torna-se viável planejar reposições de estoque adequadas, prevenindo a falta de produtos,.
Especialmente durante períodos de alta demanda.
Entendeu como o gerenciamento do estoque mínimo desempenha um papel crucial no sucesso operacional e financeiro de uma loja?
Aproveite agora para conhecer mais sobre como ter um estoque eficaz.
Selecionamos alguns conteúdos importantíssimos sobre estoque que com certeza vão te ajudar na sua jornada empreendedora.
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