Gerenciar o estoque é um desafio comum a qualquer empresa que trabalhe com a venda de produtos.
Porém, caso não seja feito com cuidado, a administração do estoque pode gerar custos desnecessários com desperdícios, produtos obsoletos, uso de espaço inadequado e muitos outros problemas.
Isso sem falar nos gastos comuns com infraestrutura e pessoal.
Portanto, conhecer bem técnicas de gestão que possam minimizar esses efeitos não é algo que pode ser descartado, ainda mais em um mercado cada vez mais disputado.
É nesse cenário que entra o conceito de estoque máximo, pensado para evitar que você tenha produtos demais no seu inventário.
Quer conhecer mais sobre o tema? Continue a leitura!
O que é estoque máximo?
O termo “estoque máximo” é a quantidade máxima de mercadorias ou produtos que uma empresa pode manter em seu estoque em um determinado momento.
Esse valor é estabelecido com base em vários fatores, incluindo a capacidade de armazenamento, a demanda prevista, os custos associados ao armazenamento e a estratégia de gestão de estoque da empresa.
Manter um estoque máximo é necessário para que o negócio possa suprir as demandas do mercado sem correr o risco de esgotar suas ofertas.
Por outro lado, se não houver equilíbrio, é possível sofrer com custos desnecessários, levando à perda de competitividade do negócio.
Cabe dizer também que esse conceito está altamente atrelado ao estoque médio e ao estoque mínimo, que devem andar lado a lado para assegurar todos os benefícios que seu uso pode apresentar.
Para que serve o estoque máximo?
A principal função do estoque máximo é garantir que a empresa esteja preparada para atender a demandas sazonais, garantindo a disponibilidade de produtos mesmo durante picos de procura.
Isso também é útil para garantir que o cliente nunca fique sem aquilo que procura, algo fundamental para uma boa imagem no mercado.
Ele também faz parte das estratégias a longo prazo, considerando que ter uma quantidade superior de produtos pode fazer com que sua empresa seja a única a fornecer aquilo quando ele se tornar escasso.
Esse fator dá poder de negociação e aumento de preço quando for necessário.
Qual a diferença entre estoque mínimo e máximo?
O estoque mínimo é, como o nome sugere, o menor volume que uma empresa deve manter em estoque para evitar a falta de mercadorias para continuar vendendo para sua clientela sem interrupções.
Essa quantidade é estabelecida para garantir o atendimento das necessidades dos clientes mesmo em situações como Black Friday, Natal ou como foi na pandemia de Covid-19.
Por outro lado, o estoque máximo representa a quantidade máxima de mercadorias que a empresa está disposta a armazenar em um determinado momento — e decidir isso envolve a capacidade de armazenamento, custos de manutenção de estoque e demanda prevista.
Ele visa evitar excessos que poderiam resultar em gastos adicionais, desperdícios e em prejudicar o capital de giro como um todo.
Imagine um cenário em que seu negócio não tem capital para adquirir itens que estão em alta simplesmente porque gastou demais comprando produtos que estão encalhados?
Isso é algo que uma boa gestão de estoque máximo consegue amenizar, permitindo investimentos em outros setores da empresa.
Como calcular estoque máximo?
De maneira geral, o estoque máximo é calculado com base em diversos fatores, como a demanda média, prazos de entrega, tempo de reposição, entre outros.
Contudo, existem dois métodos principais que são amplamente utilizados para definir os valores relacionados ao estoque máximo.
Mostraremos os dois abaixo, incluindo a fórmula, para que você consiga fazer o cálculo para o seu negócio. Não se esqueça de incluir variações conforme o seu contexto.
Método do ponto de pedido
Neste método, o estoque máximo é calculado considerando-se a demanda média diária x tempo de reposição + estoque mínimo.
Por exemplo, se a demanda média diária de um produto é de 10 unidades e o tempo de reposição é de 5 dias, o estoque mínimo é de 50 unidades. Portanto, o estoque máximo é de:
Estoque máximo = 10 unidades/dia * 5 dias + 50 unidades
Estoque máximo = 50 unidades + 50 unidades
Estoque máximo = 100 unidades
Método do lote econômico
No modelo de lote econômico estoque máximo é calculado considerando-se o estoque mínimo + quantidade máxima de vendas em um determinado período (uma semana, um mês etc.).
Segundo o exemplo abaixo, se o estoque mínimo de um produto é de 50 unidades e a quantidade máxima de vendas em uma semana é de 200 unidades, o estoque máximo é de:
Estoque máximo = 50 unidades + 200 unidades
Estoque máximo = 250 unidades
É importante considerar outros fatores que podem influenciar, e o recomendado é revisar periodicamente os dados e ajustar os parâmetros conforme for necessário.
Se você ainda tiver dificuldades, separamos algumas dicas que podem auxiliar:
- utilize dados históricos de vendas para estimar a demanda média;
- considere os prazos de entrega e o tempo de reposição para garantir que a empresa não fique sem estoque;
- não se esqueça dos fatores externos, como sazonalidade e promoções;
- revise o cálculo periodicamente para garantir que ele esteja conforme as necessidades da empresa naquele momento.
Estoque máximo: quais as vantagens e desvantagens?
Como toda estratégia, existem pontos positivos e negativos que não podem ser deixados de lado na hora de adotar o conceito de estoque máximo (e mínimo) no seu negócio. Confira abaixo as principais.
Vantagens
1. Capacidade de atendimento a demandas específicas
O estoque máximo permite que a sua empresa esteja preparada para lidar com demandas imprevistas em momentos que o consumidor precisar de algo específico.
Dessa forma, sua marca será lembrada como confiável pelos clientes que precisaram de um item que não encontravam em nenhum outro lugar.
Esta é uma vantagem que pode ser até mesmo trabalhada pelo setor de marketing.
2. Venda sem interrupções
Ter um bom número de produtos no estoque permite que você esteja sempre apto para vender, o que mantém o faturamento dentro do esperado sem prejudicar os planos de investimentos, contratações ou outros que dependam do capital de giro.
Ele também permite a continuidade das operações mesmo quando acontecem atrasos na cadeia de fornecimento.
3. Flexibilidade de negociação com fornecedores
Manter um estoque máximo pode oferecer vantagens nas negociações com fornecedores, já que a compra em grandes volumes pode resultar em descontos, condições de pagamento mais favoráveis ou incentivos.
Isso sem falar que a recorrência a longo prazo dessa relação confere insights preciosos da indústria, como informações de lançamentos, quem comprou, o quê e quando.
4. Mais eficiência na distribuição
É possível manter uma cadeia de distribuição mais eficiente, evitando que algum processo seja prejudicado.
Em sistemas de troca, por exemplo, ter produtos na reserva é uma boa maneira de atender o consumidor sem que ele precise esperar muito tempo para conseguir utilizar aquilo que comprou.
5. Redução de custos de reposições
Esta vantagem está associada à anterior. Se você precisar comprar um item em cima da hora, é bem provável que terá que pagar bem mais por ele, ainda mais se for um volume muito pequeno de mercadorias.
Então, ter um estoque máximo pode ajudar bastante a prevenir gastos desnecessários, oriundos apenas descuidos com a gestão.
6. Satisfação dos clientes
Todas as vantagens que você viu até agora reflem bastante no ponto central do seu negócio: os clientes.
Com capacidade de atender todas as necessidades do público, é questão de tempo até que ele comece a divulgar uma marca para seu círculo social — e a melhor propaganda é a feita boca a boca, vinda de pessoas confiáveis.
Desvantagens
1. Custo de aquisição do estoque
Manter o estoque máximo tende a ter custos mais altos por causa do alto volume de aquisições de produto necessário.
Embora ele promova todas as vantagens que citamos, é preciso ter um bom dinheiro em caixa para poder comprar o número ideal de materiais para ter o maior número de produtos que a operação toda necessita.
2. Risco de perder produtos
Como o volume estocado será alto, se não houver um bom controle, há muitas chances de você perder parte do estoque por causa de prazo de validade ou obsolescência de produtos.
É importantíssimo garantir que o controle seja rigoroso, evitando desperdícios ou o não aproveitamento dos recursos que você comprou.
3. Comprometimento do capital de giro
Ter um grande estoque significa ter um volume grande de dinheiro parado, dependendo da movimentação e saída dos produtos para realmente gerar retorno para a empresa.
Se o orçamento estiver sempre apertado, manter o estoque máximo pode ser bastante prejudicial para ter um fluxo financeiro adequado.
4. Dificuldade de rastreamento
Gerenciar um estoque máximo pode tornar-se desafiador, especialmente se não houver sistemas eficientes de rastreamento e controle.
Isso pode levar a problemas como perdas, roubos ou dificuldades na identificação de produtos — lembrando que extravios ou problemas de entrega sempre prejudicam a imagem da marca.
Por que manter um bom controle de mercadorias e como fazer o controle de estoque?
Manter um bom controle de mercadorias é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu porte ou setor de atuação.
Um gerenciamento adequado do estoque traz uma série de benefícios, como você viu acima. Para entender por que é importante fazer esse acompanhamento, basta ver os tópicos abaixo.
Classificação ABC de produtos
É interessante dividir os produtos em categorias A, B e C com base na sua importância relativa para o negócio.
Produtos da categoria A são os mais importantes, enquanto os da categoria C são menos críticos. IAssim, você consegue priorizar a atenção e os recursos nos itens mais relevantes.
Uso de Sistemas de informação
Utilize sistemas de informação e software de gestão de estoque para automatizar processos, facilitando o registro preciso de entradas e saídas, a análise de dados e minimizando erros humanos.
Política de reordenamento
Estabeleça um ponto de pedido para cada item em estoque, sendo necessário fazer um novo pedido para evitar a falta de produtos. A fórmula básica inclui a demanda média diária e o tempo de ressuprimento.
Avaliação periódica de estoques
Realize auditorias e avaliações periódicas para garantir a precisão dos registros de estoque, reconciliando os registros do sistema com os produtos físicos no armazém.
Negociação com fornecedores
Mantenha uma comunicação eficiente com os fornecedores para garantir entregas pontuais e negociar termos favoráveis, como descontos por compras em grandes volumes.
Gestão de riscos e contingências
Identifique possíveis riscos, como atrasos na cadeia de suprimentos, e desenvolva planos de contingência para lidar com essas situações de maneira eficaz.
Giro de estoque
Monitore o giro de estoque para entender a rapidez com que os produtos saem das prateleiras.
A ideia é evitar a obsolescência e a reduzir os custos associados ao armazenamento de produtos por longos períodos.
Colaboração entre departamentos
Fomente a colaboração entre diferentes departamentos, como vendas, compras e logística. Contribuindo para uma visão holística do estoque e melhoria da tomada de decisões.
Análise de tendências e demanda
Utilize dados históricos e análise de tendências para prever demandas futuras, ajudando na elaboração de estratégias de estoque mais eficientes e na antecipação às necessidades do mercado.
Treinamento da equipe
Treine a equipe responsável pelo gerenciamento de estoque para utilizar as ferramentas disponíveis, compreender as políticas da empresa e adotar boas práticas de gestão.
Vale reforçar que é muito importante que você tenha uma ferramenta de gestão capaz de integrar todos os processos para não sofrer com erros desncessários.
Invista nisso antes mesmo de aumentar o volume de estoque para que seja possível escalar o negócio sem ter nenhuma dor de cabeça.
Como você viu ao longo desta leitura, o estoque máximo é uma ferramenta que traz inúmeras vantagens para as empresas que levam a sério a gestão do seu inventário.
Por meio dele é possível até mesmo melhorar a imagem com o público e sair na frente da concorrência.
Então, não perca tempo e comece agora mesmo a planejar o volume de itens que você sempre deve ter para atender aos clientes.
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