Um dos maiores aliados da gestão de e-commerce são os sistemas ERP.
Afinal, quando falamos nessa modalidade de negócio, há diversas questões que precisam ser acompanhadas no dia a dia: financeiro, faturamento de pedidos, estoque, entre outros.
E o sucesso do seu negócio pode estar diretamente ligado com a escolha dessa ferramenta.
Então, separamos um guia completo sobre o assunto, que vai ajudá-lo nisso!
O que é um sistema ERP
Seu nome vem da sigla para Enterprise Resource Planning.
Ou, na tradução para o português, significa: “Sistema Integrado de Gestão Empresarial”.
Sua principal função é automatizar e integrar diversas atividades executadas por uma empresa.
Por exemplo, o processo de vendas, a administração das finanças, o controle do estoque, as etapas de logística, as fases de produção e assim por diante.
Entre as informações registradas, estão as tarefas de colaboradores, os dados de clientes, os contatos de fornecedores, as vendas, os pagamentos de impostos, e muito mais.
Com a conexão estabelecida entre elas pelo próprio sistema, o gestor tem seu trabalho agilizado e minimiza as chances de erros e conflitos de informações.
Vale observar ainda que os processos burocráticos ficam livres de intervenção humana.
Assim, o gestor consegue visualizar e determinar tarefas mais estratégicas para o trabalho da empresa.
Como surgiu o ERP?
Desde a década de 1950, os conceitos tecnológicos de gestão e controle corporativo eram desenvolvidos nos Estados Unidos.
Mas somente 20 anos mais tarde o primeiro sistema foi lançado: o MRP, ou Material Requirement Planning.
Depois, nos anos 1990, ele evoluiu para o ERP.
Isso aconteceu porque as redes de comunicação que conectavam computadores também ganharam força.
Hoje, o ERP é usado em negócios de todos os portes.
Existem versões mais elaboradas e mais simples, para ficar mais fácil adaptá-lo à realidade das empresas.
Principais funcionalidades de um sistema ERP
Veja a seguir quais são as principais funcionalidades que um sistema ERP pode ter.
Vale lembrar que isso pode variar conforme a solução e com o seu segmento.
Faturamento
As funcionalidades do sistema ERP nessa área permitem que seja possível realizar o acompanhamento automatizado de entrada e saída financeira, registrando as compras do seu e-commerce automaticamente e contabilizando-a nos registros financeiros.
Financeiro
Permite gerenciar o giro de caixa, controle e fluxo de caixa de forma automatizada, garantindo que os dados estejam sempre atualizados segundo a entrada e saída de dinheiro.
Estoque
Permite registrar a entrada e saída de itens do armazém, bem como ter dados atualizados do giro de estoque da sua empresa.
Gestão de vendas
Permite identificar toda a jornada do cliente, desde o primeiro contato com seu negócio até que se torne um lead qualificado e preparado para uma intervenção ativa e gerar oportunidade de venda.
É o caso, por exemplo, de disparar e-mail com uma oferta com os produtos que ele tem interesse. Identificar se esse é o momento mais adequado acontecerá com uma gestão de vendas adequada.
Integração com e-commerce e marketplace
Hoje as vendas de um e-commerce não se restringem apenas ao site do negócio.
Sendo possível estender seu campo de ação para outros espaços e marketplaces (espaços destinados, justamente, para divulgação de produtos de lojas).
Cadastro de clientes
No ERP, é possível ter o cadastro de todos os clientes no mesmo espaço, com o histórico de compras deles.
Bem como também informações de contato que poderão ajudar a traçar estratégias que ajudarão a potencializar os resultados do e-commerce.
Controle fiscal
Um e-commerce precisa ter acompanhamento adequado das questões fiscais, principalmente no cumprimento das obrigações que a legislação determina.
Por meio dele, é possível fazer o preenchimento de nota fiscal e envio de documentos ao cliente automaticamente.
Benefícios de um sistema ERP
Como você viu anteriormente, o sistema ERP tem funções essenciais ligadas com o funcionamento eficiente de um e-commerce.
E, por isso, não é à toa que eles têm dominado o cenário dos e-commerces.
Confira as principais vantagens que eles proporcionam a seguir.
Aumenta a produtividade
Como o ERP permite a centralização de todas as informações cruciais do seu e-commerce no mesmo espaço, é possível garantir maior agilidade na realização de tarefas e proporcionar maior produtividade.
Afinal, como ele organiza todas as informações essenciais em uma mesma solução, fica muito mais fácil encontrar dados necessários na análise de conjuntura, por exemplo.
Outro ponto é, também, a possibilidade de automatizar tarefas que podem ser feitas de forma repetitiva, liberando os profissionais do e-commerce para se dedicarem a atividades voltadas a questões analíticas e estratégicas.
Controle de informações
O ERP permite maior facilidade para gerenciar as informações necessárias no dia a dia da rotina de um e-commerce.
Por exemplo, fica mais fácil:
- Cadastrar os produtos que chegam, incluindo opções novas;
- Fazer o controle de estoque, verificando entrada e saída de itens;
- Identificar aqueles que estejam com um giro de estoque mais lento;
- Ver dados dos clientes ao longo da jornada do cliente.
Com isso, é possível proporcionar tomadas de decisões com maior eficácia, reduzindo falhas e tornar seu e-commerce mais competitivo.
Como esse é um mercado em expansão, sair a frente é fundamental para ganhar seu espaço.
Reduz gastos
Uma questão importante dos ERPs é, também, a possibilidade de automatizar algumas funções importantes que fazem parte da rotina de um e-commerce.
Como emissão de notas, controle de inventário de estoque, migração dos dados dos clientes do marketing para vendas, entre outros.
Com isso, é possível minimizar o valor investido por operação necessária em seu negócio, ajudando a reduzir custos internos.
Outro ponto é, também, reduzir a necessidade de refazer trabalhos, o que também encarece os custos operacionais.
Por exemplo, uma nota fiscal que deveria ter sido emitida após uma compra, mas não aconteceu por falha de um profissional pode gerar sanções junto à Receita Federal, por ser visto como uma tentativa de sonegação.
Com um ERP que possui essa função, ela é emitida já com os dados fornecidos pelo cliente no cadastro e com as informações da compra.
Ou seja, não há chance de esquecimento e as chances de falha são mínimas.
Promove uma visão integrada e holística
Com todos os dados em uma mesma plataforma, as altas lideranças podem ter uma visão integrada e holística de todos os setores.
Afinal, hoje as atividades ocorrem, muitas vezes, de forma colaborativa entre diferentes áreas.
Por exemplo, logística, compras e financeiro precisam estar lado a lado, garantindo melhores condições na hora de fazer o reabastecimento de estoque do seu e-commerce.
Sem isso, você pode ter um gasto maior do que o necessário no momento.
Mas não é só isso.
As ações conjuntas de marketing e vendas pode ser responsável por possibilitar o aumento na carteira de clientes, bem como também auxiliar na fidelização.
E isso é fundamental no ambiente de um e-commerce.
O ERP, permite que os profissionais de marketing possam encaminhar leads qualificados ao setor de vendas, que poderão ter estratégias de abordagem mais direcionadas para a conversão, de fato.
Comunicação mais objetiva
Pense em rotinas sem um sistema ERP, que reúna todas as informações em um mesmo lugar.
m profissional de compras que precisasse dos dados de estoque precisaria mandar um e-mail ao setor responsável para obter os dados atualizados e, então, fazer a compra.
Com o ERP, ele já tem os dados atualizados do armazém diretamente no dashboard do ERP. E, no caso de um produto criado especificamente aos segmentos de e-commerce, ele pode sinalizar o melhor momento para fazer essa solicitação. Ótimo, não é mesmo?
Maior escalabilidade
Bom, você quer que seu e-commerce cresça, não é mesmo?
Para isso, a estrutura precisa acompanhar esses objetivos de médio e longo prazo.
E o sistema ERP permite ter todas as informações necessárias em mãos.
Com os relatórios, acompanhamento de métricas e informações precisas e atualizadas em tempo real, é possível identificar mais facilmente momentos de oportunidade e aproveitá-los, ajudando na expansão do seu negócio a longo prazo.
Adoção da transformação digital em seu e-commerce
Ainda que o e-commerce surja e ganhe força, justamente, pela digitalização dos processos e a possibilidade de proporcionar transformações significativas.
Muitos gestores ainda trabalham com processos feitos de forma manual ou não integrada com outros setores.
Com o sistema ERP, é possível levar o seu negócio a outro patamar, alinhando-o com um cenário cada vez mais modernizado, automatizado, orientado a dados e inteligente.
E você não quer ficar atrás dos seus concorrentes nisso, não é mesmo?
Como acontece a integração de ERP com plataformas de e-commerce
Agora vamos passar a algumas funcionalidades estratégicas que os sistemas ERP podem trazer e como isso funciona.
Por exemplo, uma das mais importantes é a possibilidade de integração com plataformas de e-commerce.
As melhores plataformas do mercado atuam já com a compatibilidade com os ERPs mais utilizados, proporcionando que seu negócio possa realizar esse processo de forma tranquila e suave, sem precisar de trocá-la.
Para isso, é fundamental que você conte com as plataformas mais atualizadas, trazendo maior sucesso ao seu e-commerce. Quer entender melhor a importância disso?
O Google tem realizado atualizações constantemente no Google Analytics.
Por exemplo, a mais recente foi a descontinuação do GA3 e a consolidação do GA4.
Se você está criando seu e-commerce do zero, é importante contar com uma plataforma eficiente, com facilidade na implementação e que já conte com a possibilidade de integração com os melhores ERPs do mercado.
Por exemplo, nós oferecemos possibilidade de integração compatível com as principais opções do mercado atualmente. Você encontra a lista em nosso site.
Automatização de processos feito por ERP
Uma das possibilidades mais interessantes no uso do ERP é, justamente, viabilizar a automatização de diversos processos técnicos por meio da solução. Isso ajuda, principalmente, a evitar falhas e agilizar ações críticas para o funcionamento do negócio.
O sistema ERP permite que, a partir das configurações realizadas, seja possível delegar algumas ações internas e que, anteriormente, eram feitas exclusivamente de forma manual pelos profissionais.
Por exemplo, o preenchimento da folha de pagamento dos profissionais que atuam no e-commerce pode ser feito pelo ERP.
Em caso de dúvidas ou necessidade de conferência, o profissional responsável faz apenas a verificação e dá o ok para o pagamento.
Essa etapa também poderá ser realizada automaticamente, a partir do ok do profissional, sendo processado na data programada.
Com isso, evitam-se atrasos que podem comprometer a rotina financeira dos profissionais.
Outro ponto de automação importante é que o ERP consegue identificar e eliminar duplicidade de informações.
Isso, inclusive, pode ser responsável pelo atraso na entrega de trabalho de diversos profissionais.
Alguns dos processos que podem ser automatizados por meio do ERP são:
- Sincronização de dados de compra, venda e estoque;
- Geração do pedido de compra para reposição de estoque junto ao fornecedor;
- Preenchimento de documentos fiscais (como a Notas Fiscais);
- Processamento de folha de pagamento dos profissionais;
- Envio dos dados de leads qualificados do setor de marketing para vendas;
- Emissão automática de vouchers, cupons de desconto e estornos de compras;
- Gestão de clientes, entre outros.
Produção de relatórios e análise pelo ERP
Até aqui você já viu o quanto um sistema ERP pode ser responsável por benefícios diversos ao seu negócio, não é mesmo?
Mas podemos ir além ainda!
Afinal, ele também ajuda no monitoramento do seu negócio.
Os dados que circulam internamente em um ERP podem ser utilizados para análise de resultados e verificação de indicadores importantes.
Afinal, sem isso, como saber se o seu negócio está indo bem?
Por exemplo, quantos leads foram qualificados em um mês?
Os números melhoraram ou pioraram em comparação com o anterior?
Se há uma tendência de redução nesse número, é importante identificar o que pode estar atrapalhando os resultados e redirecionar os planos.
Alguns dos relatórios que podem ser feitos com um sistema ERP e poderão ser essenciais são:
- Fluxo de caixa;
- Vendas (gerais e separadas por grupo);
- Giro de estoque;
- Controle de estoque;
- Curva ABC;
- Balanço patrimonial;
- Relatório orçamentário, entre outros
Cuidados com segurança de dados via ERP
Outro ponto importante é que com o uso de um ERP, é possível reduzir as chances de problemas e ter maior proteção dos dados estratégicos do seu negócio. É crucial entender, mesmo de forma simples, algumas questões sobre segurança da informação.
Quanto mais soluções sua empresa utilizar, mais pontos de acesso um cibercriminoso poderá ter para tentar obter acesso a dados importantes e estratégicos do seu negócio. E, também, fica muito mais difícil identificar problemas.
Pense o seguinte: se você tem várias portas em uma casa, um criminoso tem mais possibilidades de tentar invadir por meio de uma delas. E, consequentemente, você precisará ter medidas de segurança para cada uma delas.
Quando há uma centralização na mesma solução das principais informações, é possível ter um maior controle sobre tentativas de acesso e de medidas de segurança no mesmo local. Isso garante menos riscos.
É fundamental, portanto, escolher empresas que estejam sempre atualizando suas soluções, realizando verificações de vulnerabilidades e oferecendo sempre a versão mais segura para seu negócio.
Quando pensamos que o e-commerce é um dos principais alvos de ataques de cibercriminosos, isso se torna ainda mais evidente.
Só entre os meses de abril de 2021 e setembro de 2022, os negócios brasileiros sofreram mais de 162 milhões de tentativas de ciberataques.
Lembre-se que esse ponto influencia nos resultados do seu negócio.
Afinal, os clientes fornecerão, muitas vezes, dados altamente sensíveis (como informações do cartão de crédito) e eles precisam se certificar de que, de fato, essa será uma operação realmente segura.
Quais são as melhores opções de ERP do mercado?
Você pode conferir agora alguns deles e seus detalhes e ter uma ideia de qual é o melhor para seu negócio.
Bling
O Bling é um sistema de gestão online feito para descomplicar seu negócio.
Ele é ideal para e-commerce, porque sua funcionalidade principal é a emissão de notas fiscais e boletos.
Além disso, ele se integra facilmente com as plataformas mais importantes de lojas virtuais e marketplaces.
Sua área de gestão de estoque fornece relatórios precisos, mesmo se você tiver mais de um depósito ativo.
Concentra, ainda, a administração de sua conta digital.
Assim, fica mais fácil receber os pagamentos das compras realizadas e controlar o fluxo de caixa.
Sankhya
O ERP da Sankhya vai além do tradicional.
Seu principal intuito é conduzir o usuário a desenvolver práticas mais adequadas de gestão de um jeito disruptivo, mas conforme a proposta original do negócio.
A plataforma identifica gargalos de gestão, o que permite que o usuário pense em estratégias para evitá-las e aplicar correções.
Deve-se ressaltar que é totalmente adaptável ao trabalho do gestor.
Oferece as informações certas, no momento certo, para o responsável certo.
Por último, permite comparar indicadores de gestão das empresas de destaque em seu segmento.
TOTVS Protheus
O sistema TOTVS Protheus está no mercado há muitos anos.
É reconhecido por simplificar e desburocratizar processos comuns no ambiente de trabalho.
A ferramenta apresenta uma automatização perfeita para praticamente todos os segmentos do mercado. Além de incluir a gestão de absolutamente todas as necessidades da empresa, da parte jurídica à venda no varejo.
Outro diferencial é que o sistema se adapta às regras e normas de todos os estados do Brasil.
Assim, questões fiscais e legais são cumpridas corretamente, conforme as exigências específicas.
Oracle
A Oracle é uma das maiores empresas de bancos de dados do mundo.
Seu ERP é desenvolvido no formato de nuvem, para integrar informações online e migrar, criar e executar tanto atividades corporativas quanto novos dados e informações.
Os recursos utilizados para seu funcionamento são de alto nível, sendo esse um sistema indicado para empresas de grande porte.
Ele se baseia em relatórios e análises detalhados; também vai apresentar alta previsibilidade de erros.
É, sem dúvidas, uma das plataformas mais seguras do mundo. Isso se deve ao uso da criptografia e da auditoria, que estão sempre ativas em todas as tarefas.
CIGAM
O ERP da CIGAM é desenvolvido por meio de uma tecnologia chamada Low-Code.
Ele faz com que a integração das aplicações e a sincronização de dados aconteça em tempo real.
Para completar, é uma ferramenta que tolera falhas e permite a recuperação automática caso alguma coisa aconteça. É indicada para vários segmentos, dos menores aos menores.
Conta igualmente com funcionalidades de Inteligência Artificial, Inteligência de Negócios e auditorias e burocracias legais. Ainda é possível personalizar gráficos, análises e relatórios para facilitar o entendimento.
OMIE
Já o software da OMIE é voltado para pequenas e médias empresas.
Entre suas funções estão a emissão de notas fiscais, o cálculo de comissão de vendas, o controle de estoque, saldo e faturamento, e muito mais.
Os relatórios disponibilizados incluem áreas como marketing, vendas e finanças.
As informações são muito claras e organizadas, o que é importantíssimo para a tomada assertiva de decisões.
A OMIE também controla todas as tarefas executadas dentro da empresa, do cadastro de clientes até a venda final.
Com isso, a empresa consegue vislumbrar mais oportunidades de vendas e conhece melhor seu público-alvo.
Tipos de ERP
Até aqui, você já deve ter percebido o quanto os sistemas ERP são ótimas opções para quem está em busca de dar um up nos resultados do negócio, não é mesmo?
Mas é preciso dar um passo além e saber mais informações dos tipos de ERP, identificando qual é a melhor opção.
Vamos conhecer os principais tipos de ERP a seguir.
ERP on premise
Ele funciona como os softwares tradicionais, ou seja, precisa ser instalado em seu dispositivo para funcionar. E, com isso, é preciso realizar o processo em cada aparelho, bem como fazer as instalações e atualizações de forma manual.
Os dados, nesse caso, ficam armazenados fisicamente e, por isso, só conseguem ser acessados naquele aparelho. Um profissional que esteja viajando a trabalho, por exemplo, não poderá fazer alterações remotamente.
ERP em nuvem
O acesso ao ERP é feito online, por meio de cloud computing.
Ou seja, para ter acesso a ele, basta oferecer as credenciais de acesso a um dispositivo compatível com o seu uso.
Desta forma, os colaboradores, em qualquer localidade, conseguem realizar suas atividades.
Isso ajuda a favorecer o trabalho remoto e, também, trazer talentos de outras regiões, já que eles não precisarão estar restritos à sua região, com acesso ao escritório, para realizar as atividades.
Outro ponto é que o ERP em nuvem armazena seus dados também nesses espaços, evitando que eles fiquem suscetíveis a perdas em caso de problemas no dispositivo.
Por exemplo, um notebook da empresa está em manutenção?
É possível ter acesso aos dados com outro aparelho, sem maiores problemas.
Como escolher o melhor sistema ERP para seu negócio
Você já sabe bastante sobre o sistema ERP, mas falta agora entender como acertar na escolha para seu negócio.
Aqui estão algumas dicas que ajudam você a ter a melhor opção em sua empresa e de fato aproveitar os benefícios que acabou de conhecer!
Vamos a alguns pontos que ajudarão em sua escolha:
- Identifique a possibilidade de integração com as melhores plataformas de e-commerce do mercado atual;
- Analise se a empresa oferece suporte ágil, com comunicação facilitada, em caso de problemas;
- Veja se ela oferece atualizações constantemente, ajudando a evitar problemas com vulnerabilidades que favoreçam ações de criminosos;
- Veja se o ERP possui ação voltada ao seu segmento. Por exemplo, hoje há ERP destinado ao setor de construção civil, moda, mercado de beleza, entre outros.
Confira e veja qual atende melhor suas demandas!
Os sistemas ERP ajudam a trazer o seu negócio para uma nova era, digitalizando e modernizando as ações internas.
Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a saber mais sobre o tema.
E se quer aprofundar ainda mais no tema, confira nosso vídeo sobre como um ERP ajuda na operação de um e-commerce.
Está imperdível!
Viu só?
Seja para melhorar a administração da empresa ou otimizar o atendimento em um e-commerce, investir em um sistema ERP faz toda a diferença para seu negócio.
Sabemos que são muitas questões para levar em conta ao contratar e de fato incorporar um sistema ERP em seu negócio.
Por isso, é importante avaliar cada uma delas com cuidado, para investir na ferramenta que realmente se encaixa na realidade do seu negócio.
E assim, garantir a ordem e a sustentabilidade da sua empresa, independentemente do setor em que atue.
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