A gestão adequada do seu negócio é um dos fatores que mais pesam no sucesso das suas vendas.
E há muitas armadilhas que você precisa evitar se quiser obter a melhor performance possível.
Uma das principais delas é a ruptura de estoque.
Se você atua na área de varejo, é fundamental entender o que é essa ruptura, suas causas e os danos que pode causar à sua empresa.
A partir disso, você pode desenvolver estratégias para evitar que ele aconteça.
Acompanhe e entenda melhor o que é ruptura de estoque e o que você precisa fazer a respeito no seu ponto de venda.
O que é uma ruptura de estoque e qual o seu efeito no varejo?
O conceito de ruptura de estoque de refere à situação em que um cliente busca um produto em sua loja, mas ele não está disponível.
Por exemplo, se um cliente chega na uma loja de sapatos buscando um modelo novo, mas ele está esgotado, então houve uma ruptura do seu estoque.
Parece uma coisa boa, não é?
Você vendeu todo o seu estoque e teve o retorno completo pelo seu investimento.
Porém, isso também significa que você está perdendo oportunidades de venda por falta de mercadoria.
O segredo é ter estoque suficiente para atender a todas essas demandas, mas não tanto que desperdice seus recursos.
Ruptura de estoque é a mesma coisa que quebra de estoque?
Também vale a pena entender a diferença entre ruptura e quebra de estoque.
No primeiro caso, falamos sobre a falta de um produto na sua loja, quando você não consegue suprir a demanda do público.
A quebra, por outro lado, se refere à perda da mercadoria devido a algum dano ou extravio.
Quais são os tipos de ruptura de estoque?
Existem várias formas de ruptura possíveis no estoque do seu ponto de vendas.
Veja aqui alguns dos principais métodos e como eles impactam seu negócio.
Ruptura de exposição
A primeira foram de ruptura que você pode encontrar é a de exposição, que é quando você tem um produto em estoque na empresa, mas ele não está onde o público pode comprar.
Por exemplo, quando uma marca de suco não foi resposta no mercado, mas há um comprador procurando.
É um dos piores casos, pois significa que você poderia ter fechado uma venda.
Ruptura Fantasma
Similar à ruptura de exposição, a ruptura fantasma também envolve a sua empresa ter um produto, mas ainda não conseguir fechar a venda.
A diferença é que o produto está sim disponível na vitrine ou prateleira, mas o cliente não consegue encontrá-lo.
Algo bem comum quando seu ponto de vendas não é bem organizado.
Ruptura de abastecimento ou de compra
Esse é o tipo mais conhecido de ruptura de estoque.
Simplesmente, é quando um cliente busca um produto, mas o seu ponto de venda não tem nenhum em estoque.
Quase sempre acontece devido a um planejamento inadequado do seu fornecimento.
Ruptura de cadastro
Por último, você também pode ter uma ruptura de estoque devido a um erro de cadastro.
É o caso de um produto que está disponível no seu ponto de venda, mas que não foi adicionado à lista.
Então, quando o seu cliente vai até o caixa, ele não é processado. Não há um código de barras válido.
Quais são as causas da ruptura de estoque?
O primeiro passo para evitar esse tipo de erro no seu ponto de venda é entender suas principais causas. Veja aqui algumas delas.
Demanda imprevisível
Em alguns negócios, é quase certo que você venha a passar por uma ruptura de estoque.
Esse é o caso de setores em a demanda diária é muito difícil de calcular.
Em um dia, você pode ter um estoque acumulado que não vende.
Em outro, vender tanto que ocorre uma ruptura.
Nesses casos, você deve ter um plano para lidar com essas ocorrências.
Falhas na previsão de demanda
Também é comum ter algumas rupturas de estoque quando você não calcula corretamente a demanda do público.
Pode ser que um novo produto seja muito mais popular do que você esperava, ou o resultado da falta de pesquisa de mercado.
Um sinal de que seu negócio precisa trabalhar melhor o planejamento das vendas.
Problemas na cadeia de suprimentos
Para atender à demanda do público, é importante que os seus fornecedores entreguem os produtos em dia para seu ponto de venda.
Porém, há muitas coisas que podem obstruir essa cadeia, como chuvas, atrasos na confecção, erros na entra, entre outros problemas do tipo.
Como resultado, você tem maior chance de receber um pedido e não ter o produto em estoque para atendê-lo.
Erros de inventário e registros
Esse é um caso associado à ruptura por exposição ou fantasma.
Nesse caso, o produto não está devidamente catalogado no seu inventário e pode ficar perdido no estoque, sem nunca chegar ao seu cliente.
É algo mais fácil de evitar se você tiver um controle bem rígido de todos os produtos que entram e saem de cada ponto de vendas.
Atrasos por parte dos centros de distribuição
Se um negócio possui múltiplos pontos de venda, então também é necessário levar em conta a distribuição dos seus produtos em cada um deles.
Há casos de ruptura que ocorrem por que um desses locais não recebeu a quantidade certa de determinado produto.
Por exemplo, quando você não calcular a diferença de demanda em cada ponto de venda antes de agendar a distribuição.
Sazonalidade e eventos inesperados
Produtos sazonais são aqueles que possuem diferente disponibilidade e/ou demanda, dependendo da época do ano.
Por exemplo, roupas de frio são mais procuradas durante o inverno.
Todo negócio precisa levar em conta a sazonalidade dos seus produtos para garantir que o seu estoque será tão próximo quanto possível da demanda esperada.
Furtos dentro do estabelecimento
Qualquer tipo de furto de mercadoria é um prejuízo considerável para a empresa.
Além de arcar com o custo da mercadoria, você não terá o retorno esperado que obteria com a venda.
E se esses casos se repetirem muito, podem começar a impactar a sua capacidade de atender às demandas do público.
Quais são os principais impactos da ruptura de estoque?
Como você já deve imaginar, deixar que uma ruptura de estoque ocorra em seu ponto de vendas pode prejudicar bastante o desempenho do seu negócio.
Confira aqui algumas das principais consequências que você pode esperar.
Perda de vendas e receitas
O ciclo de vendas de uma empresa é a base para sua manutenção e crescimento.
E cada vez ocorre uma ruptura de estoque, você está perdendo uma venda e mais um rendimento no seu faturamento mensal.
Dependendo da frequência com a qual esses erros ocorrem, pode ser que seu negócio acabe perdendo diversas oportunidades de se desenvolver e conquistar mais espaço no mercado.
Insatisfação do cliente e perda de fidelidade
Se uma loja que você visita com frequência nunca tem o produto que você quer em estoque, o que você faz?
Provavelmente para de visitá-la e tenta encontrar o que procura em outro lugar, não é?
O mesmo acontece com sue público se você tem muitas rupturas de estoque.
Com o tempo, isso pode te custar não apenas rentabilidade, mas também a fidelidade dos seus clientes.
Algo que impacta em seu desempenho a longo prazo.
Custos adicionais de pedido de estoque
Se você tem rupturas devido a erros de registro de produtos, atraso na cadeia de fornecimento ou na distribuição, é bem provável que acabe tendo que arcar com custos extras de reposição.
É uma despesa extra necessária para corrigir esses erros, mas esses pequenos prejuízos se acumulam e podem sim causar uma perda considerável em seu negócio a longo prazo.
Danos à confiança da marca
A reputação de um negócio é tão importante quanto a qualidade dos seus produtos e atendimento.
Se a confiança do seu consumidor em relação à marca é danificada, é praticamente impossível restabelecer qualquer ligação.
Um cliente insatisfeito também pode prejudicar a impressão que outros potenciais compradores terão do seu negócio no futuro.
Não só para aquela loja em específico, mas para qualquer ponto de vendas associado à sua marca.
Efeitos na cadeia de suprimentos e relacionamentos com fornecedores
Quando ocorre uma ruptura de estoque em seu negócio, a primeira reação deve ser entrar em contato com seus fornecedores e retificar a situação.
Porém, isso quase sempre significa fazer pedidos de última hora, o que impacta negativamente o planejamento da cadeia de suprimento.
É um sinal de desorganização, o qual pode dificultar certas negociações no futuro.
Quais são os principais indicadores da ruptura de estoque?
Assim como muitos outros aspectos do seu negócio, uma forma de analisar as rupturas de estoque é através de certos indicadores.
Veja aqui quais são os principais deles que você deve observar e o que eles representam.
Taxa de ruptura
Um bom ponto de partida é saber medir a ruptura de estoque em seu negócio.
Isso indica o quão graves são esses casos e como você pode lidar com eles.
A fórmula em si é bastante simples: basta dividir o número de itens indisponíveis pelo total de itens na loja. Em seguida, multiplique por 100 e você terá um percentual.
Por exemplo, se você tem 20 itens diferentes em sua loja, mas 4 deles estão indisponíveis, então sua taxa de ruptura será de 20%.
Taxa de atendimento de pedidos
Outra opção importante é avaliar a sua taxa de atendimento de pedidos, ou seja, a frequência com a qual você dá conta das demandas do público.
Quanto menor essa taxa, mais importante é tomar uma atitude rápida para corrigi-la.
Para isso, você deve considerar primeiro quantos atendimentos são realizados em cada ciclo de fornecimento e qual a porcentagem deles resulta em uma ruptura.
Por exemplo, digamos que você recebe mercadorias uma vez por semana e realiza uma total de 500 vendas semanais. Se 10 desses pedidos devem ser negados, você sua taxa de atendimento é de 98%.
Níveis de estoque médio
Como parte da sua gestão, é fundamental acompanhar regularmente o estoque médio do seu negócio.
É um cálculo bem simples que você pode usar para entender o volume de determinado produto dentro do seu ponto de venda ao longo do tempo.
Primeiro, você deve somar o estoque inicial e o estoque final de um determinado período.
Geralmente o primeiro dia após e antes da entrega dos seu fornecedor.
Então, divida o resultado pelo número de dias e você terá a sua média diária.
Tempo médio de reposição de estoque
Essa é outra estimativa importante para evitar a ruptura de estoque, indicando quanto é a espera entre o pedido de reposição e a chegada do produto.
Basta medir o tempo que sua equipe leva para orçar o produto e adicionar o tempo de espera até a entrega.
Custo médio de ruptura de estoque
É importante entender quanto cada ruptura pode custar para seu negócio, tanto no curto quanto longo prazo.
A primeira observação é, claro, a perda do lucro que você teria com a venda.
Mas também há os custos adicionais para fazer a reposição prematura, além do impacto na sua reputação.
Quais são as melhores estratégias para evitar a ruptura de estoque?
Diante de todos esses possíveis prejuízos, o que você pode fazer para evitar a ruptura de estoque?
Veja aqui algumas possíveis soluções.
Melhoria da previsão de demanda
Muitas rupturas ocorrem quando a estimativa de vendas não é alinhada com a realidade.
Pode ser uma surpresa genuína, mas ainda é importante melhorar seus métodos para prever a demanda e evitar que esses erros ocorram.
Implementação de estoque de segurança
Também existe a opção de criar um estoque de segurança, uma reserva à qual você pode recorrer rapidamente, sem custos maiores, sempre que ocorre uma ruptura.
Pode ser, por exemplo, um pequeno excedente em cada loja ou no centro de distribuição da marca.
Otimização da cadeia de suprimentos e relacionamentos com fornecedores
O caminho que um produto faz desde sua confecção até o cliente deve sempre ser levado em conta pela loja.
Se você entende melhor esse trajeto, pode calcular o volume ideal de estoque, além de avaliar como a sazonalidade e outros fatores impactam sua disponibilidade.
Utilização de tecnologia e sistemas de gestão de estoque
Erros de registro ou o cálculo incorreto do estoque são mais comuns quando você tem uma grande quantidade de mercadorias.
Mais do que um ser humano é capaz de administrar por conta própria.
Nesse ponto, vale a pena contar com ferramentas digitais e sistemas de gestão para lidar com as tarefas mais complexas.
Monitoramento contínuo do estoque e revisão de políticas de reabastecimento
Manter um ponto de vendas sempre funcionando em alta capacidade é um esforço diário.
Mesmo que você tenha uma logística bem eficaz hoje, isso não significa que ele será o melhor para seu negócio daqui a um ano ou mesmo um mês.
É importante monitorar suas atividades e fazer correções regularmente para prevenir a ruptura de estoque.
Treinamento da equipe e cultura de gestão de estoque
No fim das contas, boa parte do desempenho de qualquer negócio, incluindo seu ponto de vendas, depende da preparação da sua equipe.
Se eles não estiverem capacitados para manter uma boa organização e lidar com possíveis rupturas, será muito mais difícil evitá-las.
Vale a pena investir em treinamentos e metodologias que ajudem os colaboradores a atuarem melhor no dia a dia.
Qual é a importância da prevenção da ruptura de estoque para o sucesso do negócio?
Quanto mais frequente for a ruptura de estoque, maior será a perda de rentabilidade e fidelidade dentro do seu negócio.
A longo prazo, cada uma dessas oportunidades perdidas vai impactar também a longevidade do seu negócio, assim como seu potencial de crescimento.
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