Ter uma política de controle de estoque bem definida é parte importante para o sucesso de uma empresa.
A gestão de estoque é um dos pilares principais que sustentam a rentabilidade uma loja.
Na hora de organizar as mercadorias de uma empresa existem duas formas: estoque centralizado e estoque descentralizado.
No estoque centralizado as mercadorias saem da fábrica e vão direto para um único centro de distribuição. E de lá são enviadas para os respectivos clientes.
Quando o estoque é descentralizado os produtos saem da fábrica e são enviados para CDs diferentes. Geramente em locais mais próximos aos clientes, o que permite uma entrega mais rápida.
Se você está em dúvida sobre qual modelo escolher, neste artigo dizemos como funciona o estoque centralizado e descentralizado.
O que é estoque centralizado?
No estoque centralizado, todas as operações de armazenamento de mercadorias e logística de um negócio acontecem em único lugar.
Mesmo se você é dono de várias lojas ou se o seu negócio vende em múltiplos canais.
Por exemplo, um e-commerce que vende calçados tem seu estoque em uma cidade do interior de Minas Gerais.
Desse lugar, a loja processa os pedidos e os envia para todo o Brasil via transportadoras.
O ponto negativo aqui é que se o cliente mora em uma região longe, como o nordeste, o frete fica mais caro, impactando no preço final do produto.
O que é estoque descentralizado?
No estoque descentralizado, as mercadorias do negócio estão distribuídas em vários espaços cujas localizações podem ser em outros estados ou em outros países.
Há maior flexibilidade na distribuição dos produtos e redução nas despesas com transporte.
Por outro lado, os custos para manter vários estoque são altos, exigindo do gestor uma análise para entender se esse modelo vale a pena para o seu negócio.
Um exemplo de empresa que possui estoque descentralizado é a Amazon.
Ela possui um centro de distribuição em Cajamar, São Paulo, e outro em Jaboatão dos Guararapes, em Pernambuco.
Dois polos em regiões diferentes do país.
Em um país continental como o Brasil, isso faz a diferença na rapidez das entregas dos produtos.
Como o estoque centralizado e descentralizado funcionam?
Tanto o estoque centralizado quanto o estoque descentralizado possuem vantagens e desvantagens.
No entanto, isso é relativo.
Uma empresa pequena verá benefícios ao adotar o modelo centralizado, enquanto para uma grande varejista isso seria desvantajoso.
Assim, vamos trazer os prós e contras de cada estoque para você decidir qual é melhor opção para o seu negócio.
Ou se é o momento certo para fazer a transição de um modelo para outro.
Vantagens do estoque centralizado
- Simplicidade na gestão de estoque: no modelo de estoque centralizado, o gestor só precisa verificar os níveis de estoque de um único lugar e controlar quantas unidades restam de um produto. Um trabalho menos cansativo do que analisar vários centros de distribuição.
- Redução de custos: ao armazenar mercadorias em único espaço, a empresa economiza com aluguéis de outros lugares, com contratação de novos colaboradores e com softwares de gestão de estoque.
- Integralização da equipe de colaboradores: o modelo de estoque centralizado permite que todos os dados da operação sejam acessíveis a partir de um único local, garantindo uma coordenação efetiva entre os diferentes departamentos da empresa.
- Ideal para empresas em fase de crescimento: lojas virtuais que estão começando ou em fase de crescimento precisam manter as operações mais simples e centralizadas. Se o fluxo de pedidos aumentar ao longo do tempo, então é o momento de considerar criar mais estoques.
Vantagens do estoque descentralizado
- Proteção contra desastres: lembra do exemplo do incêndio citado logo acima? Caso um acidente aconteça em um estoque a empresa não perderá todas as mercadorias, pois ela produtos em outros centros. Essa estratégia diminui o prejuízo.
- Agilidade nas entregas: para lojas que vendem para todo o Brasil, é vantajoso descentralizar o estoque. Abrir centros em regiões diferentes do país permite que o valor do frete e o tempo de entrega das mercadorias sejam reduzidos.
- Expansão da base de clientes: descentralizar estoque permite atingir clientes em todo Brasil com a mesma qualidade da entrega. Um consumidor do Norte em vez de esperar semanas para receber seu produto, com um estoque próximo, recebe em dias.
Desvantagens do estoque centralizado
- Vulnerabilidade a desastres: caso aconteça um incêndio em seu único estoque, por exemplo, há o risco da loja perder todas as suas mercadorias, angariando um prejuízo financeiro enorme.
- Limite da expansão do negócio: com um estoque centralizado, as opções de transportadoras são menores, fazendo com que a loja venda apenas para as regiões mais próximas da sua localidade. Desse modo, a expansão está limitada.
- Lentidão na entrega dos produtos: quanto mais distante o cliente está da sua loja, mais tempo vai demorar para ele receber o produto e ele vai pagar mais caro no frete. Esses fatores levam as pessoas a considerar em comprar em uma loja mais próxima da sua casa.
Desvantagens do estoque descentralizado
- Aumento dos custos: ao abrir mais centros de armazenagem de mercadorias, a loja precisará contratar mais colaboradores, comprar mais equipamentos e pagar mais impostos. Uma alternativa para baratear os custos seria terceirizar esse serviço.
- Precisão dos dados: o modelo descentralizado exige precisão e consistência dos dados das várias unidades. Se isso não acontecer, haverá erros na gestão ou em tomadas de decisão, levando a prejuízos financeiros.
- Necessidade de softwares mais robustos: descentralizar o estoque significa aumentar a complexidade das operações da empresa. Para evitar gargalos, a empresa precisará contratar planos mais avançados de softwares de WMS e ERP.
Como definir qual estoque é a melhor opção?
Um e-commerce que está começando deve escolher estoque centralizado ou estoque descentralizado?
E um e-commerce que está na ativa há anos? Qual é o melhor momento de fazer a transição?
O gestor para tomar essa decisão deve levar em conta diversos aspectos presentes nas operações de um estoque.
Logo abaixo, vamos apresentar três deles para que você fique bem informado e faça a melhor escolha.
Avalie fatores como geografia e características dos produtos
A transição para o modelo descentralizado leva em conta fatores geográficos como a região onde a empresa atua e as características das mercadorias que ela comercializa.
O Brasil é um país de tamanho continental que impões diversos desafios logísticos aos negócios.
O primeiro deles está relacionado ao peso e volume dos produtos.
Se a sua loja vende itens pesados como máquinas de academia será prejudicial ter mais de um estoque, pois quanto mais pesado é uma mercadoria, mais caro é o seu frete.
O que dificulta a movimentação entre estoques. Outro desafio é o custo operacional desses espaços.
Mercadorias que requerem refrigeração especial ou análise constante de qualidade tornam sua armazenagem bastante cara, de modo que ter mais de um estoque pode virar um virar um mau investimento.
Também é importante considerar o fluxo mensal de pedidos.
Se uma loja está em fase inicial e tem uma média baixa de vendas, esse não é momento de descentralizar o estoque.
É hora de concentrar no crescimento e, quando o fluxo de pedidos expandir, considerar abrir um novo local de armazenagem.
Apesar disso, como mostramos anteriormente, a descentralização do estoque traz vantagens financeiras para os negócios que estão preparados: redução de custos de frete para os consumidores, expansão da base de clientes e proteção contra desastres.
Portanto, analise todos esses fatores se pensa fazer a transição entre modelos de estoque.
Utilize um sistema de ERP
Um software de ERP (Enterprise Resource Planning) organiza a gestão da empresa, integrando todas as informações e todos os processos em um único lugar.
Ele planeja processos de vendas, faturamento, emissão de notas fiscais e integração com outras aplicações.
Outra de suas funções é o compartilhamento de dados em tempo real, de modo que os gestores obtêm uma visão ampla da empresa.
Mas como um ERP se encaixa na gestão de estoque?
Em primeiro lugar, esse software automatiza tarefas, ajudando a evitar erros humanos nas operações.
Ele também é fundamental na otimização de inventário, pois ele informa em tempo real a quantidade exata de mercadorias em estoque
Além disso, ele oferece insights sobre controle de preços das mercadorias.
Ele avisa que o estoque precisa de reposição e atualiza automaticamente o preço do produto que possui poucas unidades.
O setor de compras da loja também usa os dados presentes nele para tomar decisões que evitam prejuízos financeiros.
Por exemplo, comprar poucos itens de um produto bastante vendido ou comprar muitos itens de um produto cujas vendas estão baixas.
Assim, evita-se a escassez ou encalhamento de estoque.
Veja também softwares de WMS
Uma plataforma de WMS cuida da gestão do armazém.
Ela organiza processos da cadeia de suprimentos e pode atuar em conjunto com um software de ERP.
Basicamente, um WMS ajuda um e-commerce cuidando do recebimento das mercadorias, do armazenamento, do envio e do reabastecimento.
Com tantas tarefas diárias, ele atua para otimizar o trabalho dos colaboradores e evitar erros.
Em um estoque descentralizado, ele padroniza processos dos diferentes centros de armazenagem.
Rastreie em tempo real a cadeia de suprimentos
O rastreamento em tempo real de mercadorias na gestão de estoque envolve diversas etapas, desde a entrada delas no centro de distribuição até a entrega para os clientes.
A prática de rastreamento também está conectada à gestão de riscos, pois ela previne desvios de produtos ou outras irregularidades, evitando mais prejuízos financeiros.
A gestão de estoque emprega diversas tecnologias de rastreamento no monitoramento da cadeia de suprimentos. Entre elas estão:
- GPS (Sistema de Posicionamento Global): rastreia mercadorias em trânsito em tempo real;
- RIFD (Identificação por Radiofrequência): uso de tags eletrônicas para identificar e rastrear produtos;
- IoT (Internet das coisas): essa tecnologia compartilha informações sobre temperatura e umidade durante o transporte;
- Código de barras e scanners: registra a entrada e saída de produtos no estoque, proporcionando uma maior segurança.
Faça previsão de demanda para conquistar estabilidade nas vendas
A previsão de demanda é um trabalho de antecipação das necessidades do estoque de uma loja para um futuro próximo.
Ela cumpre essa função informando a quantidade de mercadorias necessárias, o período em que ela é mais comprada e o local onde é mais procurada.
Mas como isso funciona na prática?
A previsão inicia-se com a observação da quantidade produtos vendidos ao longo de um tempo para garantir que a loja tenha o suficiente para atender a demanda da clientela.
A eficiência é ampliada quando é adicionado fatores como sazonalidade e tendências do momento.
Em quais feriados a demanda por uma mercadoria aumenta?
No dia das mães? No dia dos namorados? No Natal?
Também deve-se considerar campanhas de marketing e eventos promovidos pela loja.
A previsão de demanda também ajuda a evitar escassez ou exagero de mercadorias, já mencionado anteriormente.
Os softwares que fazem previsão em estoque centralizado e descentralizado são os seguintes:
- Bussines Inteligence (BI);
- ERP;
- Machine Learning e Inteligência Artificial;
- Ferramentas de SCM (gerenciamento da cadeia de suprimentos);
- Ferramentas específicas de previsão de demanda de estoque.
Lembrando que em estoques descentralizados essas tarefas serão mais complexas, exigindo a versão mais avançada de um software e mais preparo dos colaboradores que irão operá-lo.
Otimização de inventário para atingir níveis de excelência
Agora vamos falar de uma prática que anda de mãos dadas com a previsão de demanda de estoque: a otimização de inventário.
Ela busca aumentar a eficiência da gestão de estoque de uma empresa.
Para ter a quantidade exata de produtos para serem entregues aos compradores, o gestor da loja precisa de informações sobre a capacidade de armazenamento do local, os prazos dos fornecedores e níveis atuais de estoque.
Outra opção de otimização está relacionada ao espaço do centro de distribuição.
Uma forma bastante utilizada pelos e-commerces para guardar as mercadorias é o estoque vertical.
Nesse modelo, a empresa utiliza prateleiras altas para armazenar os itens antes deles serem vendidos.
Desse modo, aproveitando-se a altura do centro, o espaço é otimizado.
Agora você entendeu que estoque centralizado e descentralizado são duas opções de gestão para e-commerce que buscam ampliar suas vendas e aumentar seus lucros.
Lembre-se que a escolha do modelo correto de estoque para a sua empresa ajuda a cumprir esses dois objetivos.
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