Fazer inventário de estoque vai muito além de apenas manter o controle de entradas e saídas dos produtos.
Esse recurso impacta diretamente as operações de logística, as estratégias comerciais, e também as ações de marketing.
O objetivo do inventário é informar sobre a quantidade de itens disponíveis no estoque físico por meio de um controle digital.
A fim de manter um registro que sirva de base para a organização e o planejamento das ações da empresa.
A falta de produtos e o excesso de mercadorias paradas pode comprometer o capital de giro, por isso, o inventário tem uma função essencial.
Identificar, classificar e contabilizar todas as mercadorias, evita perdas com produtos parados, diminui custos com armazenagem e permite manter a logística interna mais organizada.
Além disso, os dados do inventário também auxiliam nas estratégias comerciais e colaboram para utilizar o orçamento de marketing da melhor forma.
Portanto, fazer uma gestão eficiente do inventário mantém as prateleiras abastecidas e o site atualizado com os produtos disponíveis (em caso de e-commerces), evitando assim as temidas rupturas.
O que são rupturas?
Sabe quando o cliente chega na loja para comprar um item específico e não o encontra na prateleira, ou acessa um site e se depara com a mensagem de produto indisponível?
Isso é chamado de ruptura de venda.
Existem dois tipos de rupturas que afetam diretamente o faturamento da loja:
- Estoque cheio, mas sem produto na loja: Quando o item está registrado no inventário e se encontra no estoque, porém, não foi reposto na prateleira da loja ou atualizado no site, isso causa perda de vendas e gera transtorno ao cliente.
- Falta de produto: as informações do controle de estoque indicam que o item está disponível, quando, na verdade está em falta. Isso também pode ser chamado de furo de estoque.
A importância do inventário
Fazer a contagem periódica dos itens por meio do inventário evita as divergências causadas pelas rupturas ou pelos excessos (quando o estoque físico tem muito mais do que o que está registrado no sistema e a mercadoria fica parada).
Além disso, facilita a identificação de qualquer irregularidade, e promove diversas vantagens para o lojista, entre elas:
- Otimização da rotina operacional;
- Melhora do atendimento aos clientes;
- Evita furtos, perdas e extravios das mercadorias;
- Fornece dados precisos sobre quais itens possuem mais ou menos saída;
- Precisão do nível de lucratividade e faturamento;
- Saber com antecedência quais produtos devem ser priorizados na compra e com qual frequência.
Passo a passo de como fazer o inventário de estoque
A contagem e a conferência de todos os materiais disponíveis em estoque, podem ser feitas por meio de uma tabela personalizada com as seguintes informações:
Nome da mercadoria, categoria, preço, quantidade disponível, e outras que achar necessário incluir. Quanto mais detalhes, melhor!
- Faça em um período tranquilo
A contagem do inventário de estoque demanda tempo e exige atenção.
Portanto, escolha um horário de pouco movimento na loja, ou faça isso após o expediente, pagando as devidas horas extras aos funcionários.
02. Organize os produtos
Antes de iniciar a devida contagem, é importante que os produtos estejam organizados e separados conforme a categoria.
Isso tornará o processo mais eficiente.
03. Atribua um código para os produtos
Seja em números ou em código de barras, esse é um ponto importante para a identificação dos produtos.
04. Realize a contagem e a conferência
Essa é a tarefa primordial do inventário de estoque.
Oriente sua equipe para a contabilização e registre o resultado.
Em seguida, verifique se os dados correspondem com o que consta no sistema de controle.
Ferramentas automatizadas para gestão de negócios, conhecidas como ERP, facilitam esse processo.
Tipos de inventário de estoque
Existem algumas maneiras de fazer esse processo, cada método se adequa aos diferentes tipos de necessidade dos negócios. Confira:
Inventário Geral
É utilizado para contabilizar todos os itens da empresa, como: máquinas, equipamentos, mercadorias, etc. É ideal para quando há necessidade de avaliação do patrimônio da empresa.
Parcial / Dinâmico
Esse tipo de inventário é feito quando apenas um setor da empresa necessita da contabilização dos itens.
Anual
O inventário anual é o mais comum. A contagem de todos os itens da empresa é realizada de uma vez só, e o procedimento é feito uma vez ao ano.
Rotativo
A contagem é feita com maior frequência, a fim de aumentar a precisão do estoque. Cada semana um setor diferente pode ser contabilizado durante a rotina de trabalho.
Cíclico
Esse tipo busca realizar a conferência periódica entre a quantidade de itens armazenados com os dados da contabilidade, garantindo maior segurança para a empresa.
Uma prática importante e necessária
O inventário é uma das etapas mais importantes para a gestão de estoque eficiente, com grande potencial para mudar a visão estratégica da empresa, principalmente, porque otimiza os processos, atende o público alvo e reduz custos gerando melhores resultados.
Por isso, fazer o gerenciamento da gestão de estoque não é uma atividade exclusiva de empresas de maior porte, mas sim de cada lojista que busca por qualidade e aperfeiçoamento constante!
Como o inventário colabora para a rentabilidade do negócio?
Margareth Hayashida, especialista em e-commerce há 14 anos e head de Marketing e planejamento, afirma:
”Quando temos a visão exata do que está disponível em estoque, é possível realizar cruzamentos com outras informações importantes e cruciais para otimização dos processos, gerando dados que renderão ações mais assertivas e estratégicas”.
Mas, como fazer isso?
Ela explica: “Cruze o estoque disponível para a venda com o giro médio mensal (média de venda em quantidade), assim terá informações de cobertura de estoque (em quantos meses seu estoque será esgotado sem reposição).
Essa informação será importante para identificar possíveis rupturas, que podem significar perda de oportunidade de receita por não atender uma demanda, ou excessos que deixam seu capital parado, o que não é saudável para o seu negócio.”
Ainda segundo a especialista em e-commerce, é importante ter em mente que os excessos ou o estoque sem giro de vendas causam um efeito contrário ao objetivo da empresa.
Já que o valor depositado nele significa verba que deixa de ser investida em outras áreas, afetando o progresso de todo o negócio.
Além disso, ao ter a visibilidade do que está com risco de rupturas.
As compras e reposição de estoque são mais precisas e o custo mais adequado, e o que está excedendo, pode ser o foco das ações promocionais para estimular o giro de estoque caso esses produtos tenham margens satisfatórias”.
Quais problemas as empresas que não realizam inventário de estoque podem enfrentar?
“A contagem periódica do estoque evita divergências do que está disponível fisicamente com o que é apresentado em sistema que, quando existe, pode gerar dores de cabeça como: vender o que não tem e causar uma má experiência de compra do cliente ou deixar de vender o que possui fisicamente, mas não consta na vitrine da loja.
Além disso, dificulta a reposição de estoque eficiente, gerando um alto custo de compra desnecessária ou deixando de repor o que realmente atenderia a demanda.”, esclarece.
Agora que você já sabe da importância do inventário de estoque, qual tipo vai aplicar na sua loja?
Conte pra gente nos comentários.
