Seja qual for o segmento de uma empresa, saber como fazer uma gestão de estoque eficiente é algo que precisa ser considerado.
Principalmente se você empreendedor, não quiser ter problemas futuros com o coração do seu negócio. Seja ele um e-commerce ou uma loja do varejo físico.
Você sabia que cerca de 92% dos varejistas brasileiros contam com um setor dedicado para a gestão de estoques?
É o que contou o levantamento realizado pela H2R Pesquisas Avançadas.
Porém, nem todos apresentam uma administração nessa área, o que pode levar à diversos problemas relacionados ao estoque.
Um dos problemas ligados ao estoque é a quebra.
Mas, na prática, você sabe o que isso significa?
Neste texto, você entenderá o que é a quebra de estoque e quais as causas e verá como evitar que ocorra na sua empresa,
O que é quebra de estoque?
A quebra de estoque é uma situação em que uma empresa esgota seu inventário antes do previsto.
Isso pode ocorrer por diversos motivos, como alta demanda, erros no planejamento de compras, furtos, perdas ou quebras.
Quando isso acontece, a empresa fica sem produtos para atender aos pedidos dos clientes.
O que pode resultar em perda de vendas e insatisfação dos consumidores.
A falta de estoque também pode impactar negativamente a reputação da empresa e exigir custos adicionais para reabastecer rapidamente o estoque.
Resumindo: a quebra de estoque é um problema que ocorre quando a oferta de itens não consegue acompanhar a procura, levando a consequências financeiras e operacionais para o negócio.
Quebra de estoque e ruptura são a mesma coisa?
A falta de estoque e a ruptura são conceitos relacionados, mas não idênticos.
Quebra de estoque:
A quebra de estoque refere-se à situação em que uma empresa fica sem produtos em seu estoque antes do previsto, seja devido à alta demanda, erros no planejamento de compras ou outros fatores.
Ruptura de estoque:
Por outro lado, a ruptura de estoque ocorre especificamente quando um produto não está disponível para venda no ponto de venda, seja por falta de estoque nas prateleiras ou por não ser reposto a tempo.
Falta de estoque:
Enquanto a falta de estoque é uma questão mais ampla que abrange o esgotamento do inventário em geral, a ruptura focaliza-se na ausência de um produto específico no momento da compra.
Assim, embora relacionadas, as situações têm nuances distintas no contexto do gerenciamento de estoque e vendas.
Onde ocorre a quebra de estoque?
A quebra de estoque pode ocorrer em diversos locais, principalmente em empresas que dependem de um sistema de armazenamento e distribuição de itens.
Isso pode acontecer em lojas físicas, onde a procura supera a capacidade de reposição dos produtos nas prateleiras.
Da mesma forma, em armazéns e centros de distribuição, a falta de estoque pode ocorrer devido a erros no gerenciamento do inventário ou falhas nos processos logísticos.
As empresas online também estão sujeitas à quebra de estoque, especialmente se não tiverem um sistema de gestão de estoque eficiente para lidar com picos de demanda repentinos ou se houver problemas no cumprimento de pedidos.
Quais as causas da quebra de estoque?
A falta de estoque é um problema comum enfrentado por empresas em diversos setores, resultando em consequências financeiras e operacionais significativas. Conheça a seguir algumas das suas principais causas.
Furto e roubo de mercadorias
A ação de criminosos pode resultar na perda de estoque, afetando diretamente os resultados financeiros da empresa.
Desvios de carga
Durante o transporte, cargas podem ser desviadas ou perdidas, causando a falta de itens no destino.
Armazenamento incorreto
Uma organização inadequada do estoque pode levar à perda de produtos devido a danos, deterioração ou dificuldade de localização.
Acidentes no local de estoque
Incidentes como quedas, colisões ou incêndios podem danificar itens armazenados, resultando em perdas.
Perda do prazo de validade
Produtos perecíveis que ultrapassam sua data de validade tornam-se impróprios para venda, resultando em prejuízo financeiro.
Fragilidade dos itens
Itens frágeis podem quebrar ou se danificar facilmente durante o manuseio ou armazenamento, resultando em perdas.
Falhas no controle de estoque
Erros nos registros de entrada e saída de itens podem levar a discrepâncias no estoque físico, resultando em falta ou excesso de produtos em seu controle de estoque.
Obsolescência
Itens que se tornam obsoletos devido a mudanças nas tendências de mercado ou avanços tecnológicos podem se tornar inúteis, resultando em perdas financeiras.
Má qualidade dos produtos
Itens de baixa qualidade podem apresentar defeitos ou não atender às expectativas dos clientes, levando a devoluções ou descartes.
Como a quebra de estoque influencia as vendas de uma loja?
A falta de estoque acarreta uma série de consequências financeiras para os lojistas que podem impactar significativamente a saúde financeira de seus negócios.
Perda de vendas
A principal consequência é a perda direta de receitas de vendas devido à falta de itens disponíveis para os clientes.
Quando os clientes não encontram os itens que desejam comprar, é provável optarem por buscar esses produtos em outros lugares, resultando na perda imediata de vendas para a loja.
Insatisfação de clientes
Além disso, a quebra de estoque pode levar a uma diminuição da satisfação do cliente e, consequentemente, à redução da fidelidade do cliente.
Clientes insatisfeitos com a falta de disponibilidade de itens podem optar por não retornar à loja no futuro ou podem compartilhar experiências negativas com outras pessoas.
Afetando a reputação da loja e resultando em perdas adicionais de vendas.
Aumento de custos operacionais
Outra consequência financeira da falta de estoque é o aumento dos custos operacionais.
Os lojistas podem precisar lidar com custos adicionais, como despesas de frete expresso para reabastecer o estoque rapidamente, custos de armazenamento de mercadorias extras adquiridas.
Para compensar a quebra de estoque e custos associados à reposição de produtos perdidos ou danificados.
Desequilíbrio do fluxo de caixa
Outra consequência negativa da falta de estoque é o desequilíbrio no fluxo de caixa da empresa.
Se os lojistas não conseguirem gerar receitas suficientes devido à falta de itens em estoque, podem enfrentar dificuldades para cobrir despesas operacionais e financeiras.
Como pagamento de fornecedores, aluguel e salários dos funcionários.
Isso pode levar a problemas de liquidez e até mesmo à necessidade de recorrer a empréstimos ou linhas de crédito para manter as operações da empresa funcionando.
Como é feita a contabilização da quebra de estoque?
Se você está passando por um momento de quebra de estoque, uma das primeiras atitudes deve ser a de contabilizar o valor perdido, seja por furto, deterioração, vencimento ou qualquer outra das causas que falamos anteriormente.
Identifique a quebra
O primeiro passo é fazer a identificação e a avaliação de extensão da quebra em seu estoque.
Uma maneira de fazer isso é analisando os inventários físicos regulares, comparando os registros contábeis e a contagem física dos produtos que estão em estoque.
Dessa forma, você poderá conferir item por item, buscando identificar aqueles que estão danificados, vencidos ou que estão ausentes do estoque físico.
E caso você não faça um controle de inventário regular, recomendamos que comece a fazê-lo quanto antes para garantir a saúde logística do seu negócio.
Avalie o valor da quebra
Após ter a relação dos produtos do seu estoque, está na hora de identificar o valor perdido.
Para isso, faça a avaliação do curso de reposição dos itens que foram danificados ou perdidos (se for o caso).
Para que esse cálculo seja feito de maneira correta, é importante que você considere valores como:
- o valor da recompra;
- os descontos aplicáveis nessa reaquisição;
- e eventuais custos adicionais, como o transporte dessa carga.
Nesta etapa, você já terá um valor físico e financeiro da sua quebra de estoque, o que já pode dar uma pista sobre as possíveis causas para essa situação.
Bem como as possíveis soluções que podem ser tomadas neste momento.
Faça o registro contábil das perdas
Com os valores em mão, está na hora de fazer o seu registro contábil.
Essa etapa é importante, porque esse valor precisa ser incluído no valor de despesas do período em que a quebra do estoque ocorreu.
Para fazer o registro correto, o valor deve estar na conta de despesas operacionais, de preferência com uma rubrica de “perdas por quebra de estoque”.
Ou com alguma sinalização da causa do valor excedente.
Dessa forma, você conseguirá ter uma melhor organização financeira do seu negócio, ter uma melhor precisão dos registros financeiros.
Em algumas jurisdições fiscais, é possível ter deduções fiscais por essas perdas (se bem documentadas).
Dê baixa dos produtos no sistema
Além de fazer o registro contábil, também é preciso dar baixa nesses itens no sistema de estoque da empresa, afinal, eles não poderão ser comercializados.
Mas ainda constarão no estoque da organização se não forem devidamente retirados.
Dar baixa nos produtos do sistema assim que possível também ajudará a ter uma visão mais realista sobre o atual estoque da empresa.
Avaliando a necessidade de reposição imediata dos itens, considerando o seu fluxo.
Ajuste o seu estoque final
Assim como no sistema, também é preciso deduzir o valor das perdas do valor do seu estoque final. Dessa forma, você terá o valor líquido real dos tens que estão em estoque até o final do período contábil.
Esse cuidado também auxilia em uma avaliação precisa do estoque no ponto de vista financeiro, uma vez que não entrará o valor desses produtos que não podem ser comercializados.
Por isso não faz sentido contabilizá-los com os demais produtos.
Como evitar a quebra de estoque nas empresas?
Até aqui, você já entendeu o que é a quebra de estoque, quais as suas principais causas e o que fazer quando essa situação acontece.
Agora, confira algumas dicas de como reduzir as chances desse problema aparecer em sua empresa.
Mantenha um rigoroso controle de estoque
É muito importante que você lide com a sua gestão de estoque de maneira rigorosa, ou seja: registre todas as entradas e saídas dos produtos.
Atualizando regularmente o seu inventário.
Dessa maneira, você sempre estará ciente do estado real do seu estoque.
Além disso, você também conhecerá a rotatividade dos itens comercializados por você, entendendo quais são os itens vendidos mais rapidamente e quais são aqueles que demoram a saírem.
Ofereça descontos e promoções de fachada
Se você está com muitos produtos que estão em quebra de estoque por vencimento, é interessante criar estratégias de oferta de descontos e promoções.
Assim, você conseguirá vender esses itens rapidamente, evitando com que eles estraguem no estoque.
Entretanto, é importante avaliar bem como será dado esse desconto, já que oferecer um valor muito baixo pode comprometer a rentabilidade do seu negócio.
Nesse caso, pode ser interessante reavaliar a comercialização desse produto por parte da sua empresa.
Tenha uma previsão de demanda precisa
A estimativa de demanda é uma técnica na qual a empresa consegue prever quando determinados produtos serão demandados pelos clientes em certos períodos.
Por exemplo: durante a Páscoa, as empresas do nicho de chocolate sabem quem a demanda por ovos de chocolate será maior.
Para conseguir essa informação, faça uma análise do histórico de venda dos itens, além de averiguar tendências do mercado e feedback dos clientes.
Dessa forma, você evita a compra de produtos que ficarão no estoque por muito tempo.
Faça monitoramento contínuo do estoque
O monitoramento contínuo do estoque, com a utilização de sistemas de gestão automatizados, permite identificar quando os níveis estão baixos e agir proativamente para reabastecer.
Outro ponto é que realizar auditorias periódicas no estoque ajuda a verificar a precisão dos registros e identificar possíveis erros.
Mantenha um estoque de segurança
Manter um estoque de segurança para itens de alta rotatividade ou com demanda imprevisível é uma prática recomendada para lidar com flutuações inesperadas na demanda.
Ou atrasos na entrega dos fornecedores.
Estabeleça uma comunicação eficaz com fornecedores
Manter uma boa comunicação com os fornecedores é essencial para garantir entregas pontuais e gerenciar expectativas sobre prazos de entrega.
Desenvolver políticas de reabastecimento otimizadas, levando em consideração os prazos de entrega dos fornecedores e a demanda esperada, também contribui para evitar a quebra de estoque.
Automatize o seu estoque
Por fim, a automação de processos por meio de sistemas de gerenciamento de estoque pode ajudar a rastrear e gerenciar o estoque de forma mais eficiente, reduzindo o risco de erros humanos e atrasos nas operações.
Ao implementar essas práticas e estratégias, as empresas podem minimizar o risco de quebra de estoque e garantir um fluxo contínuo de mercadorias para atender à demanda dos clientes.
Assim, entendendo o que é quebra de estoque, quais as suas principais causas e como evitar esse problema na sua empresa.
Conseguirá ter uma melhor gestão dos itens que são comercializados, evitando prejuízos.
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