Acompanhar de perto os recursos da sua empresa é fundamental para otimizar sua rentabilidade.
E um dos lugares que devem receber mais atenção é o seu estoque.
Cada produto e material, independentemente de seu propósito, deve ser contado e identificado.
E, para isso, o ideal é utilizar uma ficha de estoque no dia a dia.
Seja no e-commerce ou em uma loja fixa, todo empreendedor precisa saber quais mercadorias estão disponíveis, em qual quantidade e qual é a demanda para cada uma delas.
Se você tem dificuldade hoje para apontar cada um desses fatores, é sinal de que precisa fazer um controle mais rigoroso dos seus recursos.
Para te ajudar com isso, vamos explicar melhor o que é a ficha de estoque, sua função, principais vantagens e um passo a passo para montar a sua. Acompanhe.
O que é ficha de estoque?
A ficha de estoque é um documento usado para administrar e controlar a gestão de recursos em uma empresa.
Sua função é simples: registrar todos os produtos que passam pelo estoque da empresa, incluindo tanto os que estão presentes quanto os recursos que já foram utilizados.
Dentro do comércio, é comum ter que lidar com uma grande variedade de mercadorias, seja na forma de matéria prima, produtos para venda ou outros recursos.
Dependendo da frequência com a qual certos produtos entram e saem desse estoque, pode ser difícil saber o que está disponível e o que já foi utilizado.
Por isso é fundamental ter um controle rígido sobre o seu desempenho.
Por que fazer uma ficha de estoque para controle de mercadorias?
É verdade que a elaboração e manutenção de uma ficha de estoque exige mais trabalho no dia a dia. Porém, ela traz uma série de benefícios para o seu empreendimento.
Veja aqui alguns dos principais deles.
Acompanhar a movimentação de mercadorias
Um dos maiores desafios no comércio é identificar o fluxo de produtos em sua loja.
Quais produtos entram e saem do seu estoque, em qual quantidade e com que frequência.
Se você não prestar bastante atenção, pode acabar sem mercadoria para atender a um cliente ou fazer compras em excesso.
A ficha de estoque é uma ferramenta muito útil nesse controle.
Nela, você avalia não só os produtos que normalmente tem em seu estoque, como também a origem de cada unidade e sua disponibilidade.
Assim, você tem mais informação para compreender quais mercadorias precisam ser repostas com mais frequência, por exemplo.
Facilitar o processo de inventário
Outra tarefa muito importante em qualquer empresa é o trabalho de inventário.
Esse processo consiste em tomar nota de todos os produtos presentes no estoque, comparando com registros passados e garantindo que nenhuma mercadoria se perdeu.
É também uma forma de retificar possíveis erros de lançamento e sempre saber quanta mercadoria está disponível.
Porém, fazer esse registro sem um procedimento bem definido quase sempre induz ao erro.
Há um risco alto de duplicar alguma movimentação ou não conseguir identificar claramente qual foi a transação.
Por isso é importante usar uma ficha de estoque mais detalhada, para que o processo de estoque seja sempre consistente, independente de quem o realize.
Informar decisões de compra e reposição
Para manter qualquer comércio funcionando, é importante manter uma quantidade mínima de mercadoria sempre disponível.
O também chamado estoque de segurança.
E quando algum desses recursos está em baixa, você precisa fazer a sua reposição de forma regular.
Porém, a frequência dessa reposição, assim como sua quantidade, são definidas pela movimentação do seu estoque, a qual pode variar ao longo do tempo.
Ter uma ficha de estoque sempre atualizada é a forma mais simples de realizar esse controle e facilitar seu planejamento de compra e reposição.
Assim, você evita fazer aquisições que excedem a capacidade do seu estoque, minimiza o desperdício de mercadorias e também garante que sempre terá recursos disponíveis para atender às demandas do seu cliente.
Como fazer uma ficha de estoque do zero: entenda o passo a passo
Existem várias formas de elaborar esse documento dentro da sua empresa.
Porém, seja qual for o modo escolhido, você precisa ter em mente alguns fundamentos.
Veja aqui um passo a passo que vai te ajudar a montar sua ficha de estoque.
Junte informações sobre o seu segmento
Conhecer o próprio negócio é fundamental em todos os seus processos, até nos mais simples e rotineiros.
Isso conta também para o seu controle de estoque, que depende de um entendimento aprofundado sobre os produtos que você utiliza e como eles são repostos dentro da sua loja.
Sendo assim, um bom ponto de partida para montar a sua ficha é identificar as principais informações que você deve acompanhar sobre seus produtos.
Tipos, nomes, modelos, volumes, números de série, etc.
Alguns desses dados são comuns e devem ser registrados independente do segmento, enquanto outros são mais específicos para o seu setor.
Estabeleça quais itens serão parte do estoque
O próximo passo é saber o que você espera encontrar em seu estoque.
Se você tem uma loja de ferramentas, por exemplo, já deve ter uma ideia do tipo de produto que seu cliente busca.
Ou seja, já pode começar montando uma lista com as mercadorias que pretende estocar em seu negócio.
Ter esses itens como ponto de referência ajuda bastante na hora de planejar suas aquisições e também a forma como será feito o seu registro.
Lembre-se também de separar produtos de modelos diferentes, especialmente quando algo novo for introduzido em seu estoque.
Essa distinção também pode ser importante para o seu planejamento.
Faça a categorização das mercadorias
O objetivo não é ter uma lista corrida de todos os produtos disponíveis em estoque, um por um, mas sim uma ficha que possa ser analisada e usada como referência.
Para isso, você precisa de alguns critérios para segmentar esse estoque, de modo que seja mais fácil acompanhar sua movimentação no dia a dia.
Para isso, o mais recomendado é separar suas mercadorias em categorias.
Por exemplo, você pode marcar alguns produtos como “voláteis”, aqueles que são usados e repostos com muita frequência.
Também é ideal separá-los por valor e por fornecedor, para facilitar futuros pedidos de reposição.
Você pode continuar criando categorias e marcadores sempre que necessário.
Basta que eles sejam úteis no seu planejamento e controle de recursos.
Use um método de identificação para os produtos
Não basta saber apenas a quantidade de um produto em estoque.
Para que o seu controle seja mais preciso, você deve identificar cada unidade separadamente.
Se há, por exemplo, 10 unidades de uma mesma mercadoria em seu estoque, você precisa nomear cada uma para identificar quando entram ou saem de estoque.
O método mais comum é um código de identificação, como um código de barras ou alfanumérico.
Muitas vezes não é necessário nem adicionar qualquer controle de sua parte, pois o produto em si pode vir com uma identificação.
Defina as informações mais relevantes
Ao registrar sua ficha de estoque, é importante que algumas das informações de identificação dos produtos estejam sempre visíveis.
Número de série, modelo, data de entrada e saída, etc.
Mais uma vez, alguns desses dados são fundamentais para todo produto, enquanto outros dependem do seu segmento.
Ao elaborar a sua ficha de estoque, crie também uma lista com todos os dados mais relevantes para sua gestão.
Preencha todos os dados correspondentes a cada unidade
Com todas as informações devidamente coletadas, é hora de preencher a sua ficha de estoque.
Ou seja, você deve identificar cada unidade do produto e preencher suas informações correspondentes. Isso para cada mercadoria individualmente.
O processo pode ser um pouco demorado se você já tem um estoque amplo.
Porém, a longo prazo, esse controle extra será bastante útil na hora de tomar certas decisões com relação ao seu negócio.
Especialmente no que diz respeito ao planejamento de estoque.
Mantenha a ficha de estoque atualizada
Além de elaborar sua ficha de estoque, é fundamental que você mantenha suas informações atualizadas.
Isso vale tanto para produtos que entram e saem do seu negócio ao longo do tempo quanto para aqueles que já fazem parte do seu registro.
Um bom exemplo disso é o processo de inventário.
Ao fazer a conferência de todos os produtos em estoque, é bem provável que você identifique alguma inconsistência nos registros.
Esses erros também precisam ser retificados se você quer manter um controle adequado das suas mercadorias.
Quais as melhores ferramentas para fazer uma ficha de estoque?
Com o passo a passo acima, você já tem um bom direcionamento para montar sua ficha de estoque. Porém, existem diferentes métodos à sua disposição.
Veja aqui os principais deles.
Excel
Uma simples planilha já pode ser o suficiente para fazer uma ficha de estoque em empreendimentos menores.
Se o volume de mercadorias não for muito alto, é bem razoável manter seu registro manualmente.
Para isso, você deve dividir as informações dos produtos em colunas ordenadas de acordo com a hierarquia da informação.
Por exemplo, a primeira coluna lista o identificado individual de cada unidade, seguida pelo tipo de produto, data de entrada e saída, valor, etc.
Sistema de Gestão Integrado
Para empresas maiores, já não é tão razoável fazer um controle manual de todos os produtos. Isso aumenta drasticamente o risco de erro.
Nesses casos, o mais indicado é utilizar um sistema ERP (Enterprise Resource Planning).
Nesse sistema de gestão, o registro e organização de mercadorias pode ser parcialmente automatizado.
Por exemplo, após registrar um novo produto, você pode usar seu código de identificação para encontrá-lo mais facilmente e dar baixa nele.
Isso poupa tempo e reduz o risco de erros.
Com todas essas informações, você já pode começar a usar uma ficha de estoque no dia a dia do seu negócio.
Logo você verá como ela facilita seu trabalho e agiliza sua gestão.
Quer mais dicas para melhorar sua gestão? Então confira aqui como um sistema PDV pode ajudar na experiência de compra do cliente.
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