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Régua de cobrança: Veja como criar uma em 3 passos simples!

A régua de cobrança é usada para controlar as finanças de uma empresa, identificar os clientes que estão inadimplentes por algum motivo e facilitar o processo de cobrança, afinal, ele pode ocasionar muita dor de cabeça no empreendedor quando não feito de uma maneira prática e correta.
régua de cobrança

Principais tópicos

Clientes inadimplentes são o pesadelo dos empreendedores.

Com pagamentos atrasados, eles prejudicam o faturamento da empresa e causam enxaquecas nos gestores, que pensam durante horas nas melhores formas de cobranças.

Será que existe uma solução que diminua a taxa de inadimplência e que liberte os gestores da obrigação entrar em contato com os devedores?

Sim, existe e o nome dela é régua de cobrança.

Se você enfrenta esses problemas em seu negócio e quer saber mais sobre essa solução, fique com a gente até a última linha, pois explicaremos como a régua de cobrança funciona, suas vantagens e como criar uma.

O que é regra de cobrança e como funciona?

A régua de cobrança é uma ferramenta que identifica clientes da empresa com pagamentos atrasados e que envia lembretes automáticos de cobranças em datas específicas.

É o jeito mais eficiente de diminuir a inadimplência, também no e-commerce.

Ela serve para pagamentos em:

  • boleto bancário;
  • cartão de crédito;
  • débito automático;
  • Pix.

Já os lembretes ocorrem por SMS, e-mail ou WhatsApp.

Se já se passaram mais de 30 dias e a dívida não foi quitada, a empresa tem a opção de recorrer a um serviço de proteção ao crédito para negativar o cliente.

Veja o caso de um assinante de um plano de 200 Mega de internet fibra ótica.

Ele recebe notificações sobre fatura dias antes do vencimento e também quando o atraso ocorre. E mesmo assim se ele não pagar o débito, ele pode ser negativado ou ter o serviço suspenso.

Por que utilizar a régua de cobrança em uma empresa e quais são suas vantagens?

Como vimos, a inadimplência é um mal a ser tratado para manter a saúde e longevidade do negócio.

Mas a régua de cobrança não cumpre somente essa função. Dentro da empresa, ela otimiza o trabalho das pessoas responsáveis pelas cobranças.

As outras vantagens são profissionalizar as cobranças e facilitar os pagamentos e recebimentos. Veja cada uma das vantagens com mais detalhes a seguir.

Profissionalizar as cobranças

Realizar o trabalho manual de verificação de inadimplência e cobrança, além de ser cansativo, pode gerar alguns erros.

Por exemplo, uma mensagem de cobrança enviada a um cliente que efetuou o pagamento do serviço ocasiona transtornos.

Em alguns casos, essa pessoa vai entrar em contato perguntando o que aconteceu ou vai fazer uma reclamação por notificação inoportuna.

Tais ações sobrecarregam o setor de atendimento.

Para evitar que esses problemas aconteçam, é importante que a análise da inadimplência e os lembretes sejam automatizados. Evitando erros a imagem da sua empresa não será manchada.

Facilitar os pagamentos dos clientes

As mensagens enviadas sobre atrasos de pagamentos não contém somente avisos, elas também apresentam links com segundas vias ou boletos atualizados.

Isso economiza o tempo do consumidor que não precisa acessar o site da empresa para baixar a fatura.

Facilita os recebimentos da empresa

Quando a vida dos clientes é facilitada, a empresa colhe benefícios.

Quanto mais pagamentos são registrados, mais dinheiro entra em caixa.

Assim, o negócio aumenta o seu faturamento gerando lucro e consegue manter sua operação funcionando com pagamentos de despesas, fornecedores e salários dos funcionários.

Qual é a relação entre régua de cobrança e pagamento recorrente?

Existem empresas que oferecem serviços ou produtos por meio de um plano de assinatura, isto é, o cliente tem que se tornar assinante e pagar as parcelas em um período determinado em contrato, que podem ser mensal, trimestral ou anual.

A esse modelo de negócios damos o nome de pagamento recorrente.

Ele é utilizado em serviços de streaming como Netflix, Prime Vídeo e HBO Max. Em planos de internet banda larga e fibra ótica. E em escolas e faculdades privadas.

Enquanto em empresas B2B, esse modelo é visto em plataformas de gestão empresarial, automação de marketing e atendimento online.

Algumas lojas de varejo, além de vender seus produtos, também adotam um modelo de plano de assinatura no qual entregam para os clientes uma cesta de produtos com alguns brindes.

Para finalizar, a régua de cobrança é utilizada nesse modelo de negócio para identificar clientes inadimplentes e enviar notificações lembrando do vencimento da conta.

Como criar uma regra de cobrança eficaz? Veja 3 dicas fáceis de implementar!

A régua de cobrança é uma função em um software de gestão empresarial.

Se você já usa esse serviço, basta acessar a plataforma, ir em régua de cobrança e definir o conteúdo das mensagens e as datas de avisos.

Entretanto, cada modalidade de pagamento como boleto, cartão de crédito e débito automático exigem abordagens diferentes. Assim, mostraremos cada uma delas logo abaixo.

Boleto bancário

O surgimento do Pix em 2020 transformou o boleto em uma modalidade de pagamento ultrapassada.

Afinal, para pagar um boleto era necessário ir até um banco ou casa lotérica, ou digitar os números do código na função de pagamento do aplicativo do banco no celular.

Com o Pix, em poucos segundos, o pagamento está feito.

No entanto, engana-se quem acredita que o boleto está com os dias contados.

Ele ainda é útil para as pessoas que não possuem contas bancárias ou cartão de crédito.

De acordo com uma pesquisa do Serasa Experian, esse grupo é composto por 35,3 milhões de brasileiros, ou seja, 21,7 % da população adulta do país.

Então, para clientes que preferem essa modalidade, estabeleça os seguintes parâmetros:

  • envie o primeiro lembrete faltando 10 dias para o vencimento da fatura. Dispare avisos por SMS e e-mail contendo o link para baixar a fatura ou um arquivo em PDF;
  • reenvie os próximos lembretes faltando 5 dias, na véspera e no dia do vencimento;
  • avise nos dias seguintes por SMS, e-mail e WhatsApp que o pagamento não foi identificado. Envie um link para gerar a segunda via;
  • encaminhe, após sete dias de vencimento, uma carta de notificação e de cobrança;
  • envie diversas mensagens para o cliente, depois do 15º dia, e busque renegociar o débito antes de procurar os serviços de proteção ao crédito para negativá-lo.

Cartão de crédito

No Brasil, há 208,7 milhões de cartões de créditos ativos, segundo um levantamento do Banco Central.

Esse número é superior à população total do país, que atualmente é de 203 milhões de habitantes, de acordo com o censo 2022.

Isso significa que uma pessoa economicamente ativa possui mais de um cartão para realizar suas compras e adquirir serviços.

Desse modo, ela pode fazer negócio com a sua empresa optando por essa modalidade de pagamento.

É uma alternativa prática, pois permite incluir um novo débito junto com outros em uma mesma fatura e pagar tudo de uma vez.

Uma vantagem dessa modalidade para a empresa é o reforço no ato de cobrança, já que a pessoa devedora receberá seus lembretes e os da operadora de cartão de crédito se atrasar um pagamento.

Em comparação com o boleto, o procedimento de régua de cobrança para cartão é diferente. Veja a seguir:

  • envie uma notificação para o cliente por SMS e e-mail no dia do vencimento da conta dizendo que o pagamento não foi autorizado pela operadora de cartão de crédito;
  • encaminhe, um dia após o vencimento, uma mensagem informando que o pagamento não foi identificado e peça para cadastrar um novo cartão de crédito;
  • mande uma carta de notificação por SMS, e-mail e WhatsApp, 7 dias depois do atraso;
  • envie diversas lembretes para o cliente, depois do 15º dia, e busque renegociar o débito antes de procurar os serviços de proteção ao crédito para negativá-lo.


Débito automático

O débito automático é a forma de pagamento menos usada pelos consumidores.

De acordo com a pesquisa do Banco Central “o brasileiro e sua relação com o dinheiro 2021”, apenas 3% dos brasileiros usam frequentemente o débito automático para pagar suas contas.

O problema em torno dessa modalidade é o cliente não ter dinheiro na conta-corrente no dia do vencimento da fatura. Quando isso acontecer, a régua de cobrança deve fazer o seguinte:

  • envie um lembrete por SMS e e-mail na véspera do vencimento informando que a conta vence no dia seguinte;
  • reenvie um lembrete no dia do vencimento;
  • encaminhe uma mensagem, no dia seguinte, dizendo que o pagamento não foi identificado. Peça para cadastrar nova conta ou indique outra forma de pagamento;
  • mande uma carta de notificação por SMS, e-mail e WhatsApp, 7 dias depois do atraso;
  • envie diversas mensagens para o cliente, depois do 15º dia, e busque renegociar o débito antes de procurar os serviços de proteção ao crédito para negativá-lo.

Como clientes inadimplentes prejudicam um negócio?

Uma base de consumidores que não honram seus compromissos financeiros prejudicam a saúde financeira da empresa. Eles trazem problemas ao fluxo de caixa e a lucratividade.

E pouco dinheiro em caixa gera problemas para pagar os fornecedores, os salários dos colaboradores e despesas da operação.

Além disso, para continuar operando a própria empresa se endivida, solicitando crédito no mercado.

E as dívidas são um dos principais motivos para as falências das empresas.

Segundo o levantamento do Serasa sobre empresas, 175 empreendimentos entraram com pedido de recuperação judicial em novembro de 2023.

Esse ranking é liderado por micro e pequenas empresas, seguido dos negócios de médio porte.

Em relação ao setor, o nicho de serviços registrou o maior número de pedidos, seguido pelo setor de comércio.

Portanto, se um negócio se encontra em um momento apertado, há algumas soluções antes de entrar com pedido de recuperação judicial: renegociar dívidas com os credores, criar estratégias para aumentar as receitas e se prevenir contra consumidores inadimplentes.

Por isso, é necessário ações como a régua de cobrança para diminuir esse último índice.

[Extra] O que são clientes inadimplentes? Confira 4 dicas para resolver esse problema!

Ao atrasar o pagamento de uma mensalidade no modelo de pagamento recorrente, o cliente já é considerado inadimplente.

Segundo um levantamento do Serasa, o Brasil contava, em novembro de 2023, com 71, 81 milhões de devedores.

Agora, confira dicas para lidar com clientes inadimplentes.

1. Analisar o perfil do cliente

Ao identificar um cliente inadimplente, reúna algumas informações sobre ele antes de fazer a cobrança. Verifique o seguinte:

  • qual é o histórico de compras dele na sua loja?;
  • qual é a receita que ele traz pata a empresa?;
  • ele atrasou pagamentos antes?

Se o devedor compra na sua empresa há algum tempo e está com um débito em aberto, o importante não é só receber o valor da dívida, mas também preservar a relação com ele.

Acontece dele só está passando por um momento financeiro complicado.

E passado esse momento, ele volte a precisar dos seus serviços ou produtos, pois se é freguês há bastante tempo é porque a qualidade do seu trabalho é excelente.

E lembre-se ter uma base de clientes fiéis é essencial para a prosperidade de qualquer negócio.

Taxa de recompra: por que ela é tão importante para o seu negócio e como aumentá-la?

2. Ser educado

Você consegue manter a relação com um cliente fiel sendo educado, prestativo e respeitoso.

Por isso, ao criar os lembretes de atrasos de pagamento na régua de cobrança, adote um tom de linguagem que agrupe essas qualidades.

Desse modo, o consumidor não se sentirá desrespeitado ou constrangido e terá uma ótima impressão sobre o atendimento da sua empresa.

Então, quando o cliente resolver seus problemas financeiros, ele voltará e continuará comprando com você.

3. Respeitar do Código de Defesa do Consumidor

A seção V do Código de Defesa do Consumidor diz que a cobrança da dívida não deve expor o cliente ao ridículo.

E que o consumidor cobrado por quantia indevida tem o direito de ressarcimento, exceto nos casos de engano justificável.

Mas a empresa tem o direito de suspender o serviço por atraso de pagamento?

Isso depende do setor em que o negócio atua.

Por exemplo, o Código de Defesa do Consumidor diz que escolas ou universidades privadas não podem banir alunos que se encontram em situação de inadimplência.

Durante o ano letivo de uma escola, os alunos podem frequentar as aulas e fazer provas.

No entanto, no período de rematrícula, a escola pode optar por não renovar o vínculo do aluno, enquanto busca seus direitos de receber os valores das mensalidades atrasadas.

Para faculdades, vale o mesmo. A única mudança é que ao final do semestre, a instituição pode cortar o vínculo.

Mas para provedoras de internet, a situação é diferente.

A Anatel, órgão que regula o setor, diz que a partir de 15 dias do vencimento da fatura, a empresa pode suspender parcialmente o serviço. E partir de 30 dias, suspender totalmente.

Assim, se quiser suspender um serviço confira o código de defesa do consumidor e o órgão que regula o setor em que a sua empresa atua.

4. Negativar

Negativar o cliente é a medida mais extrema, pois isso trará efeitos negativos para sua vida financeira.

Com o seu nome nas listas de órgãos de proteção ao crédito, ele terá muitas dificuldades para conseguir empréstimos ou fazer financiamentos de carros e imóveis.

De acordo com o Serasa, não existe um prazo específico para negativar o consumidor. A partir do primeiro dia após o vencimento, você pode incluir o nome dele nas listas desses órgãos.

No entanto, como você viu no tópico “como criar uma régua de cobrança”, estabelecemos o padrão de realizar a cobrança em um período de 30 dias após o vencimento para todas as modalidades de pagamento. E após esgotadas todas as tentativas recorremos a essa medida.

Para negativar um cliente inadimplente, você precisa:

  • acessar o site de um órgão de proteção ao crédito como Serasa ou SPC;
  • ter o cadastro completo do devedor;
  • demonstrar o débito com um documento assinado pelo cliente;
  • comunicar o tempo das dívidas e as cobranças que foram feitas.

Em situações gravíssimas, depois de transcorrido mais de 90 dias após o vencimento da conta e não quitação do débito, o empresário pode fazer protesto da dívida em um cartório ou entrar com uma ação judicial.

A régua de cobrança é a solução para o seu negócio?

Embora o Brasil tenha muitas pessoas em situação de inadimplência, é possível recuperar valores de dívidas de clientes utilizando uma ferramenta como a régua de cobrança.

Dessa forma, a sua empresa continuará lucrando e evitará riscos de falência.


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