Fazer a gestão tributária adequada é fundamental para a manutenção do seu negócio.
Seja ele uma loja virtual ou um estabelecimento físico.
Especialmente com a grande variedade de impostos e cobranças no Brasil.
Não é incomum que um pequeno ou médio empreendedor acabe se deparando com um tributo com o qual não está familiarizado e tenha dificuldades para se planejar.
Por exemplo, você sabe o que é DIRF? Se a resposta for não, fique tranquilo!
Trouxemos aqui uma série de informações que vão te ajudar a se organizar e deixar tudo agendado para não perder nenhum dos prazos.
Acompanhe.
O que é a DIRF e qual a sua finalidade?
DIRF, ou Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, é uma declaração que deve ser emitida pela fonte pagadora, seja ela pessoa física ou jurídica.
Basicamente na DIRF a pessoa, seja ela física ou jurídica, declara para a Receita Federal que pagou um valor, uma quantia ou remessa para outra pessoa.
Como o nome diz, ela deve informar sobre todos os pagamentos realizados os quais possuem imposto de renda que seja retido na fonte.
Para que serve a DIRF?
A declaração desse tributo é uma forma de combater a sonegação fiscal, pois o governo pode cruzar declarações de diferentes pessoas físicas e jurídicas, assim como movimentações financeiras, para confirmar os dados.
Se houver alguma disparidade ou inconsistência, o pagador pode ser notificado para tentar retificar a informação.
Caso ainda haja indícios de fraude, a receita federal pode cobrar multas ou mesmo ordenar sua prisão.
Os valores específicos de multas e outras penalidades vão depender do valor fraudado e a necessidade de um procedimento de ofício.
Quem precisa entregar a DIRF?
Se a sua empresa fez possui qualquer rendimento com incidência de Imposto de Renda Retido na Fonte no ano-calendário anterior ao correspondente, então também deve emitir a DIRF.
Para empresas que fazem parte do Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido, a declaração é sempre obrigatória.
Para a declaração da DIRF 2024, é obrigatória a declaração por qualquer pessoa que se encaixe em um dos seguintes requisitos:
- Administradoras e intermediadoras de clubes ou fundos de investimento;
- Associações, caixas e sindicatos de empregadores e empregados;
- Condomínios edilícios;
- Empresas matrizes de PJ de direito privado e domiciliadas, mesmo imunes ou isentas de IR;
- Gestores de trabalho portuário;
- Microempresas individuais;
- PF ou PJ que fizeram ou receberam pagamento valor com retenção IRRF;
- PJ de direito público, incluindo fundo especial, refletido no artigo 71 da lei Nº 4.320/64;
- Representações, filiais e sucursais de PJ com sede fora do Brasil;
- Titulares de serviços notariais e de registro;
Também há casos em que, mesmo que a empresa não tenha IRRF retido em 2023. Veja a seguir:
- Entidades de órgãos da Administração Pública Federal referentes aos artigos 3º da IN RFC 1990/20, os quais fizeram pagamento a entidades isentas/imunes, referidas nos incisos III e IV do artigo 4º da IN RFB nº 1.234/12;
- Candidatos a eleição, seja como suplente, vice ou titular;
- PF e PJ que faça pagamento, entrega, remessa ou crédito das seguintes naturezas a PF ou PJ residente do exterior:
- Aluguel e arrendamento;
- Aplicações financeiras em entidades coletivas de investimento;
- Audiovisual, cinematografia e videofonia;
- Carteiras de mercado mobiliário e de renda fixa ou variável;
- Custeio pessoal no exterior, para PF residente no país, em missão oficial ou viagem de negócios, serviço, tratamento ou turística;
- Frete internacional;
- Fundo de Aposentadoria Programada Individual (FAPI);
- Fundos de investimento de conversão de débitos externos;
- Juros de capital próprio;
- Juros e comissões;
- Lucros/dividendos distribuídos;
- PJ ou PF na condição de sócio ostensivo de SCP (Sociedade em Conta de Participação);
- Remuneração de direitos;
- Royalties para serviços técnicos e de assistência.
É bom lembrar também que os requisitos e restrições sobre os declarantes obrigatórios podem mudar de um ano para outro.
É importante conferir o site da Receita Federal e confirmar se há alguma alteração antes de declarar.
Qual o prazo de emissão da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte?
Para o ano de 2024, o prazo de envio para a declaração referente ao ano de 2023 é até o dia 29 de fevereiro, às 23:59.
Após essa hora, não serão aceitas mais declarações.
Por isso é importante não só se planejar adequadamente para fazer o envio de todos os dados, mas também confirmar o formato de envio com antecedência.
Claro, existem algumas exceções a esse prazo quando ocorrem situações específicas.
Por exemplo, empresas que emitem declarações de Situação Especial de Pessoa Jurídica.
Se a empresa for extinta no ano-calendário da declaração, então a empresa deve enviar a DIRF até o último dia do mês seguinte à sua extinção.
Por outro lado, se o evento ocorrer no mês de janeiro do ano da declaração, então a DIRF pode ser enviada até o último dia de março do ano da declaração.
Por exemplo, uma empresa que é extinta em janeiro de 2024 pode enviar sua DIRF concluída até o último dia de março de 2024.
Para pessoas físicas que saíram em definitivo do Brasil, o prazo para envio da DIRF é até o último dia de permanência no país.
Se sua ausência for temporária, então o prazo para envio da declaração é de até 30 dias após o 12º mês de ausência.
O que precisa ser declarado na DIRF?
A lista completa de rendimentos a serem declarados na DIRF também pode variar de um ano para outro.
Isso significa que, para ter certeza de toda a documentação e valores exigidos, é necessário conferir as atualizações referentes no site da Receita Federal.
Em todo caso, existem alguns valores e cobranças que são bem consistentes em todos os anos.
Veja aqui os principais deles.
- Crédito, entrega, pagamento, remessa ou emprego para quem reside no exterior, mesmo com retenção do imposto, incluindo aquele normalmente isentos ou com alíquota zero;
- Imposto sobre a renda ou contribuição retidos na fonte, pagos ou creditados aos seus beneficiários;
- Pagamento de planos de saúde do tipo coletivo empresarial;
- Rendimentos pagos a PF residente no país, incluindo aqueles normalmente isentos ou não tributáveis na legislação específica;
- Valores referentes a deduções de trabalho assalariado.
Para evitar erros, confira com bastante cuidado a lista de valores a serem declarados, assim como quaisquer atualizações na legislação atual.
Especialmente aquelas que se referem ao seu regime tributário.
E se tiver dificuldades, o mais recomendado é buscar ajuda profissional de um escritório de contabilidade.
Quais as consequências de não entregar DIRF?
Naturalmente, o envio da DIRF dentro do prazo é uma obrigação para todos os negócios.
Sendo assim, aqueles que fazem seu envio com atraso ou cometem outros erros podem estar sujeitos a certas punições.
A mais comum é a incidência de uma multa de 2% para cada mês-calendário de atraso, ou uma fração de 20%, sobre o valor informado na declaração.
A multa mínima para empresas do Simples Nacional, negócios inativos e pessoas físicas é de R$200.
Para outros tipos de contribuintes, como PJ do Lucro Presumido ou Lucro Real, o mínimo é de R$500.
Ou seja, o planejamento adequado é fundamental para evitar cobranças extras e custos elevados.
Porém, mesmo que chegue o dia do prazo final e você não tenha todas as informações que precisa para fazer uma declaração completa, não significa que você vai necessariamente incorrer em uma multa.
Uma boa alternativa aqui é enviar a DIRF com as informações já presentes, mesmo que fique incompleta.
Após o prazo, você terá a opção de retificar as informações, o que dá mais tempo à sua equipe para coletar e organizar toda a informação necessária.
Vale lembrar que esse processo também exige tempo e recursos, sendo melhor enviar a declaração correta logo na primeira tentativa sempre que possível.
Como fazer a declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte? Passo a passo
Agora que você entende melhor o que é DIRF e sua importância, é hora de aprender como fazer o seu envio da forma correta.
Quanto menos erros você cometer, menor será o risco de atraso ou outras consequências.
Veja a seguir os principais passos para fazer o envio corretamente.
Acesse o Programa Gerador de Declaração
A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte hoje é feita através da internet, dentro do sistema estabelecido pela Receita Federal.
Porém, para garantir a segurança dos cidadãos e confiabilidade das informações, a declaração não é enviada apenas por um navegador.
É necessário utilizar o PGD, ou Programa Gerador de Declaração.
Esse software fica disponível no site oficial da Receita Federal para que o contribuinte faça sua declaração.
Antes de poder começar, você deve acessar a página correspondente do PGD do ano vigente, baixar o programa e fazer sua instalação.
Dessa forma, o envio dos seus dados é mais seguro e eficiente.
Faça a coleta dos dados estipulados
Outra tarefa importante é obter e organizar todos os dados necessários para preencher a sua declaração corretamente.
Mesmo que ainda não tenha sido liberado o envio desse documento ou que ainda haja mais um mês a ser computado.
Vale a pena começar a separar essa informação de acordo com o que for exigido pela Receita Federal para o ano vigente.
A melhor opção é sempre buscar os dados à medida que eles são gerados, criando um arquivo com todas as informações e recibos necessários.
Ter que vasculhar os bancos de dados da empresa em um único mês aumenta drasticamente as chances de erros.
Informações faltando ou outras inconsistências, muitas das quais podem gerar multas ou outras complicações.
Preencha os campos exigidos
Com os dados em mãos e o PGD instalado, você já pode começar a preencher a sua Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte.
Quando estiver preparado para fazer o preenchimento, basta abrir o programa e clicar em “Nova Declaração”.
Insira todos os dados relativos à empresa, como CNPJ, endereço, etc.
Em seguida, clique em “Beneficiários” e informe todos os dados de rendimentos e identificação do beneficiário.
Faça isso novamente até que todos os beneficiários da empresa estejam declarados.
Existem duas formas de fazer isso: a primeira é apenas preencher cada campo manualmente.
Você confere todos os recibos e documentos solicitados, adiciona os dados aos campos específicos, assim como qualquer anexo, antes de salvar a declaração e enviá-la.
Você também pode fazer o preenchimento automático dessas informações através do ERP da empresa.
Se o seu negócio já possui todos os dados de gestão e planejamento integrados na mesma plataforma, então o PGD pode detectar essa informação por conta própria e fazer o preenchimento em bem menos tempo.
Faça a conferência de toda a informação antes do envio
Seja através do preenchimento manual ou com o auxílio de um software de gestão, ainda é possível que a declaração obtida contenha alguns erros, mesmo que pequenos.
Porém, quando se trata de declarações tributárias, qualquer detalhe errado ou inconsistente pode causar problemas para a empresa a longo prazo.
Especialmente se o seu faturamento mensal for mais alto.
Por esse motivo, o mais recomendado é fazer uma segunda checagem em todos os dados da declaração antes de enviá-la.
Dessa forma, é possível encontrar esses pequenos erros e realinhá-los antes que sejam transmitidos ao governo.
E mesmo quando alguma inconsistência passa despercebida, é provável que ela seja bem menor e mais fácil de retificar no futuro.
Guarde o arquivo e o recibo da declaração
Após concluir todo o preenchimento, o mais recomendado é manter uma cópia da declaração dentro dos arquivos da empresa.
Para isso, basta clicar em “Gravar Declaração”, usando o certificado digital do pagador.
Assim, você também terá um arquivo de referência caso seja necessário retificar erros ou fazer projeções futuras.
Com tudo em ordem, você pode clicar em “Transmitir Declaração” usando o mesmo certificado digital, para que os dados sejam enviados para a Receita Federal.
Se você fez isso dentro do prazo, então não deve incorrer em maiores complicações.
Lembre-se também de fazer o download do recibo de envio da declaração.
Esse documento comprova que você já cumpriu sua obrigação fiscal e pode ser útil em futuras conferências.
Acompanhe notificações da receita sobre seu envio
Após o fim do prazo de envio, a Receita Federal começa a avaliar todos os documentos DIRF enviados pelos contribuintes.
A partir dessa avaliação, ela busca encontrar inconsistências entre diferentes contribuintes e em relação a declarações passadas dos mais diversos tipos.
Quando um erro é detectado, o primeiro caminho é enviar uma notificação ao contribuinte, esclarecendo qual foi a informação detectada e como ela pode estar errada.
É isso que normalmente acontece quando há dados incorretos ou campos não preenchidos em sua declaração.
Esse é um sinal importante para a empresa alinhar sua declaração antes de incorrer em alguma multa.
Como retificar a DIRF em caso de erro?
Como já mencionamos, é possível enviar uma DIRF com dados incorretos ou incompletos.
O procedimento leva em conta essa possibilidade, já que há muitas informações que precisam ser coletadas e alguns dos contribuintes são microempreendedores individuais com pouca experiência no envio desse tipo de declaração.
Porém, isso não significa que os dados podem continuar incompletos ou incorretos.
Nesses casos, você deve fazer a retificação da sua declaração.
Para isso, você deve fazer um novo envio, que é uma declaração ajustada, a qual contém os dados corretos para o ano correspondente.
O prazo para o envio dessa correção é de até 5 anos após o envio da declaração original.
Porém, o mais recomendado é que seja enviado o quanto antes, visto que um registro incorreto pode causar outras inconsistências a longo prazo.
Qual é a diferença entre a DIRF e o DARF?
Enquanto a DIRF é uma declaração dos tributos a serem coletados, o Documento de Arrecadação de Receitas Federais, ou DARF, é uma guia de arrecadação da Receita Federal.
Esse é o documento que faz a cobrança efetiva dos tributos e que deve ser pago pela empresa.
É através dele que as empresas fazem o pagamento de IRPF, COFINS, PIS, entre outros.
Como verificar o status da DIRF?
Após enviar a DIRF, você pode conferir seu status na Receita Federal através do E-CAC.
Basta acessar o portal e conferir sua situação.
Ela pode estar em uma das seguintes categorias:
- Aceita: a DIRF foi processada com sucesso e os dados foram aceitos;
- Cancelada: a DIRF foi cancelada, o que anula seus efeitos legais;
- Em processamento: a declaração foi entregue, mas ainda está aguardando processamento pela Receita Federal.
- Rejeitada: a Receita Federal encontrou erros na declaração, os quais precisam ser retificados;
- Retificada: a declaração retificada substituiu a original.
Agora que você entende melhor o que é DIRF e como enviar essa declaração, terá mais facilidade para cumprir essa obrigação fiscal.
Se você tiver o planejamento adequado, não deve ter maiores dificuldades para encontrar a informação que precisa e fazer o envio corretamente.
Conteúdos que podem te interessar:
➞ Como calcular o preço de venda;
➞ O que é lucro operacional e qual a importância dessa métrica;
➞ Como fidelizar os clientes através do pós-venda.
