Para que um empreendimento tenha sucesso e saúde financeira é crucial seguir o que mandam as leis e as normas referentes ao fisco.
Nesse sentido, a emissão de nota fiscal é uma exigência básica imposta a todas as empresas que lidam com venda e deve ser cumprida à risca.
Hoje, podemos emitir as notas fiscais de maneira simplificada pela internet, no entanto.
Quando o sistema da Secretaria da Fazenda apresenta instabilidades ou estamos diante de algum incidente inesperado, podemos contar com a nota fiscal em contingência.
Se buscarmos no Google, contingência quer dizer: algo que pode vir a acontecer.
Como o próprio nome induz, essa nota só pode ser utilizada em momentos específicos e a sua emissão deve ser feita de modo correto, conforme determinação da Secretaria da Fazenda do seu estado.
Pensando nisso, criamos este artigo que falará sobre a nota em contingência, sua importância, cuidados a serem tomados e dicas para a sua emissão. Confira a seguir!
O que é a nota fiscal em contingência?
A nota fiscal eletrônica em contingência é um documento alternativo utilizada nos momentos em que a loja fica impossibilitada de realizar a emissão da nota fiscal padrão (a NF-e).
Esse impedimento pode acontecer devido a uma inoperância do sistema da Sefaz, ou em razão de outras situações adversas.
Dessa maneira, ela garante que as responsabilidades da empresa referente ao fisco sejam cumpridas, funcionando como uma espécie de nota fiscal offline.
Na prática, é feito o envio da NF-e de contingência junto ao DANFE e o arquivo (em formato XML ou Extensible Markup Language, responsável por fornecer suporte à troca de informações entre sistemas) é enviado para que a Sefaz autorize a sua emissão.
Isso pode levar algumas horas ou, dependendo do estado responsável, até o primeiro dia útil do mês subsequente.
Quando usar esse tipo de nota fiscal?
No Brasil, nenhuma venda pode ser realizada sem o lançamento da sua respectiva nota fiscal.
Por isso, contar com a solução da NF-e de contingência é fundamental para os casos em que a digitalização das NF-e não sejam possíveis.
Isso quer dizer que a NFC-E em contingência deve ser usada somente quando o sistema falha, quando a internet caí por exemplo.
Afinal, nenhum cliente gosta de ficar esperando muito tempo para passar as suas compras no caixa de uma loja.
Isso traz eficiência no trabalho de integração da empresa junto ao fisco, que, não raro, pode sofrer alguns problemas no seu sistema, que precisarão de um tempo até serem resolvidos.
Com a solução da nota fiscal de contingência as vendas não precisam ser interrompidas e as obrigações fiscais podem ser devidamente obedecidas.
Tipos de nota fiscal em contingência
Existem dois tipos de vota fiscal em contingência e falaremos sobre cada um deles a seguir.
Contingência offline
A nota fiscal em contingência offline vem perdendo a sua força ao longo dos anos.
Trata-se de um modelo mais antigo que se encontra em processo de transformação das Secretarias da Fazenda dos estados para um modelo mais moderno e com funcionamento exclusivamente online.
Como o próprio nome sugere, esse tipo de nota não necessita de uma conexão com a internet para ser emitida.
Todo trabalho é intermediado por uma impressora fiscal responsável pela sua produção.
Em até 24 horas (contados da estabilização do sistema) o arquivo é enviado para que a Sefaz responsável autorize a sua emissão.
Contingência da Sefaz
O formato contingência da Sefaz é mais moderno e, por isso, é mais utilizado na maioria dos estados.
Ele é utilizado quando a inoperância do sistema está relacionado aos servidores da própria Sefaz e não no sistema do contribuinte
Nesses casos, a Secretaria da Fazenda disponibiliza um servidor alternativo para ser possível o envio em contingência.
É importante lembrar que nem todos os estados contam essa opção, devendo ser priorizada naqueles em que ela é disponibilizada.
Quais são as modalidades de contingência?
A emissão de nota fiscal em contingência pode acontecer a partir de 3 modalidades.
Confira cada uma delas:
Formulário de Segurança (FS-DA)
O Formulário de Segurança, também conhecido como FS-DA consiste numa modalidade de emissão mais simplificada.
Com ela, é exigido ao contribuinte apenas a acessibilidade ao formulário de segurança e, a partir daí, gerar a nota junto ao DANFE.
Essa modalidade não é necessariamente uma novidade.
Ela existia em formato físico e exigia a guarda de uma série de documentos em papel.
Hoje, por meio dos pontos de distribuição, após pedido feito para a Secretaria da Fazenda respectiva, é possível adquirir o referido formulário.
Para que a emissão seja eficaz, o contribuinte precisa conferir alguns dados, como a numeração da nota, uma vez que a duplicação das NF-e não é permitida.
E, por essa razão, poderão ser invalidadas.
Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN)
Esse tipo de emissão é voltado para o envio da nota ao SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional).
Aqui, o DANFE também é exigido, sendo possível imprimi-lo em papel comum.
Já a transmissão da nota para a Secretaria da Fazenda de origem não é obrigatória.
Desse modo, é enviada uma série especifica para o SCAN e, é posteriormente acionada pela Sefaz, não exigindo que a nota seja enviada para autorização.
Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC)
Na Declaração Prévia de Emissão em Contingência, também conhecida como DPEC o Formulário de
Segurança não é exigido e também não é necessário mudar a numeração e a série da nota.
Desse modo, nessa modalidade é inserida a DPEC, que servirá para averbar os dados essenciais da NF-e de contingência.
No entanto, é preciso se atentar aos prazos para a emissão da nota discal em contingência:
- Envio da NF-e para a Secretaria da Fazenda respectiva sem alteração: 24 horas, tratando-se de FS-DA e, referente ao DPEC, até 168 horas;
- Envio da NF-e para a Secretaria da Fazenda respectiva com alteração: verificar o AJUSTE SINIEF 07/05, uma vez que os prazos mudam conforme às atualizações das normas.
Como emitir nota fiscal em contingência?
A emissão da nota fiscal em contingência não é uma tarefa difícil, mas antes, é preciso verificar se o sistema para emissão padrão não está disponível.
Constatada a impossibilidade, é preciso seguir os seguintes passos:
- Para evitar duplicidade, modifique o número da nota utilizada no ambiente padrão de envio.
- Escolhido o modo de envio da nota fiscal de contingência (contingência offline ou contingência da Sefaz), realize o lançamento do documento.
- Realize a impressão duplicada do DANFE (uma destinada ao arquivo, a outra, ao cliente).
- Caso a escolha tenha sido pela contingência offline, assim que a conexão se reestabelecer, o XML da nota deve ser enviada à Secretaria da Fazenda. Isso servirá de prova que as exigências legais foram cumpridas.
É possível fazer correção de nota fiscal em contingência?
Quando estamos lidando com nota fiscal em contingência é preciso muita atenção no seu preenchimento, sendo necessário realizar uma conferência minuciosa antes da sua emissão.
Isso porque não é possível que ela seja corrigida por meio de carta de correção.
Além disso, quando uma nota é emitida com divergência de informações, a Secretaria da Fazenda do respectivo ente pode rejeitá-las.
Essa rejeição acaba gerando diversos transtornos para o contribuinte, que deverá repetir todo o trabalho, e também para os clientes.
Esse tipo de nota possui validade fiscal?
O valor fiscal de uma NF-e de contingência é a mesma que uma nota fiscal padrão.
É comum que muitos clientes se sintam inseguros em receber esse tipo de nota, uma vez que ela é utilizada apenas em casos excepcionais.
Por esse motivo, a empresa emissora tem o dever de sanar esse tipo de dúvida.
No entanto, para que a nota possa produzir efeitos, é imprescindível que o contribuinte envie o arquivo XML à Sefaz para que o órgão possa validá-la.
Quais cuidados tomar com a nota fiscal em contingência?
A nota fiscal em contingência é uma excelente foma de uma empresa se manter quite em relação às normas e às legislações fiscais.
No entanto, o seu uso é exclusivo para situações de instabilidade ou inoperância dos sistemas da Sefaz, ou da própria empresa, devendo ser tomados alguns cuidados, como:
Impossibilidade de emissão excessiva de nota fiscal em contingência
Caso uma empresa emita notas fiscais em contingência excessivamente provocará a desconfiança dos órgãos fiscalizadores, que poderá notificá-la, gerando diversos transtornos que podem ser evitados.
Veja alguns problemas que podem ocorrer nessa situação:
- Rejeição da nota pela Sefaz, gerando retrabalho (o que atrapalha o fluxo de atividades em uma empresa, causando falta de motivação e diminuição da produtividade;
- Caso o documento não seja validado pela Sefaz, o cliente poderá realizar uma denúncia na página no órgão, prejudicando a imagem da organização perante o público e ao mercado;
- Os dados constantes da nota invalidada podem se perder, comprometendo todo trabalho realizado.
Assim, a NF-e em contingência precisa ser utilizada apenas em casos excepcionais para que o seu uso desnecessário não cause embaraços à empresa.
Caso seja possível, aguarde até que a situação do sistema se normalize para a emissão da nota padrão.
Tempo limite para envio à Sefaz
Como se trata de um documento sem prévia autorização da Sefaz, ela precisará, ser necessariamente enviada ao órgão logo que a situação voltar ao normal.
Dessa forma, o encaminhamento deve ocorrer em até 24 horas da emissão do documento, tornando, assim, todo processo válido.
Emissão via SAT
Outro ponto de atenção referente à utilização da nota fiscal em contingência diz respeito a sua disponibilidade.
Uma vez que nem todos os estados possibilitam que ela seja emitida, nos casos de indisponibilidade do sistema, a contingência deverá ser realizada por meio do SAT.
Trata-se um sistema que foi desenvolvido visando realizar por meio de um seguro e de modo simplificado, a emissão de nota fiscal eletrônica para a Secretaria da Fazenda.
Nesse caso, também não é preciso cancelar nem corrigir o documento.
Estar em dia com as obrigações fiscais permite às empresas a consolidação da sua imagem frente um mercado altamente concorrido, além de fortalecer a sua reputação perante os seus clientes.
Além disso, o cumprimento da legislação é dever e evita grandes problemas financeiros para os negócios.
Por isso, a emissão de nota fiscal — condição de validade legal das transações comerciais — deve ser realizada mesmo quando os sistemas que intermedeiam a emissão estejam indisponíveis.
Para isso, o uso da nota fiscal em contingência segue sendo a melhor alternativa e precisa ser utilizada corretamente.
Conteúdos que podem te interessar:
➞ Como emitir Nota Fiscal no Dropshipping?;
➞ Tipos de empresas que podem ser abertas no Brasil;
➞ Como abrir um negócio próprio: ideias para empreender.
