Sempre que uma empresa realiza uma venda ou presta um serviço, o ideal é emitir uma nota fiscal para registrar a operação e garantir o recolhimento de tributos sobre ela.
Embora pareça um procedimento simples, a emissão de nota fiscal depende de vários fatores que dizem respeito ao tipo certo de nota e à sua obrigatoriedade, por exemplo.
Por essa razão, não é um assunto tão simples quanto parece.
A emissão de notas fiscais faz parte das obrigações tributárias da maioria das empresas do país, e qualquer erro nesse procedimento pode afetar a produtividade e até seu orçamento.
Para ajudar você a entender tudo que envolve a emissão de nota fiscal para e-commerce, preparamos este guia completo. Venha conferir e tire suas dúvidas!
O que é nota fiscal e qual a sua importância?
A nota fiscal é um documento fiscal obrigatório para toda empresa.
Ela serve para registrar a compra ou transferência de qualquer tipo de produto ou bem, além de garantir o correto recolhimento de impostos da Receita Federal sobre a transação.
O documento também é um comprovante de garantia da mercadoria, informando características como seu tipo, modelo, marca e valor.
Assim como há diferentes áreas de mercadorias e atividades, haverá um tipo de nota fiscal para cada uma.
Desde 2006, as antigas notas fiscais em papel estão sendo substituídas pela Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que tem um processo de geração muito mais simples e prático.
A nota fiscal no e-commerce e em empresas que vendem no comércio físico é um documento importante para o varejo por diferentes razões:
- A nota fiscal é um registro para validar o recolhimento de tributos e fazer a declaração de Imposto de Renda para Pessoa Jurídica (PJ) ou Pessoa Física (PF).
- É um instrumento contábil que permite o acompanhamento das vendas.
- O conjunto das notas fiscais revela o faturamento de uma empresa em determinado período.
- As notas fiscais servem de base para a elaboração de planos financeiros a curto, médio e longo prazo.
Muitas atividades ficam mais transparentes quando sua empresa emite notas fiscais, e principalmente quando você as mantém organizadas e centralizadas.
Quem é obrigado a emitir a nota?
Sempre que a empresa obtém receita em troca da prestação de serviços ou venda de produtos, precisa acobertar a transação com documento fiscal.
Porém, o modelo de nota fiscal e os dados que são necessários para criar o documento mudam de acordo com a legislação do município onde a empresa está estabelecida.
A lei que trata da emissão de documentos fiscais em geral é a Lei n° 8.846/1994.
O único momento em que há isenção da obrigatoriedade de nota fiscal é quando envolve a relação comercial entre um Microempreendedor Individual (MEI) e uma pessoa física.
Em outras palavras, quando um MEI presta serviços para uma pessoa física, a emissão de uma nota fiscal torna-se opcional. Em todos os outros casos, a emissão é obrigatória.
Quais impostos que incidem sobre a NF-e?
Temos um regime tributário chamado O Simples Nacional.
Ele é o regime simplificado muito utilizado por empreendedores digitais, pois possui uma das menores taxas, iniciando em cerca de 6%, por exemplo.
A grande vantagem desse modelo é que ocorre a unificação de todos os encargos em uma única guia chamada de DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
Portanto, uma empresa cadastrada no Simples Nacional paga em uma única guia diferentes impostos, que são:
- Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ)
- Contribuição para Financiamento de Seguridade Social (COFINS)
- Programa de Integração Social (PIS)
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
- Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISS)
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
- Contribuição Previdenciária Patronal (CPP)
Quais as vantagens de emitir a nota fiscal?
Esse importante documento, traz muitas vantagens para o consumidor e lojista.
Comprovante de compra para o consumidor
A nota fiscal é um comprovante de compra que pode ser útil na requisição de garantia, troca ou devolução do produto.
O cliente também pode usar a nota fiscal para prestar contas à Receita Federal. Por exemplo, ele pode usar a nota para comprovar uma dedução no Imposto de Renda.
Acerto de contas com órgãos de fiscalização
A principal vantagem de adotar a nota fiscal na rotina da empresa é a garantia de que você está em dia com obrigações fiscais e tributárias.
Problemas com órgãos de fiscalização podem comprometer a viabilidade do seu modelo de negócio e impedir que você prospere.
As declarações que a empresa precisa enviar ao Fisco periodicamente ficam mais simples quando você tem o levantamento dos dados necessários.
Com as notas fiscais eletrônicas, você encontra de forma centralizada as informações que precisa.
Por isso, é tão importante emitir esse documento e se manter sempre em dia com os órgãos de fiscalização.
Fornece uma boa reputação no mercado
Não é que empresas regularizadas perante o Fisco possuem uma vantagem competitiva, pois isso é o mínimo que se espera de uma marca ativa no mercado.
Dificilmente um cliente tomará a decisão de fechar negócio com você apenas ao saber que sua empresa se mantém em dia com o Fisco.
Mas, num piscar de olhos, você pode perder uma venda se o cliente souber que sua empresa não está cumprindo as obrigações fiscais, por exemplo, então é preciso zelar por uma boa reputação sem dúvidas.
Sendo assim, emitir notas e usá-las para manter um rígido controle fiscal do seu negócio é um passo para criar condições necessárias para se desenvolver e ter uma vantagem competitiva.
A confiança está na base das relações entre empresas e consumidores ou fornecedores, e a nota fiscal contribui com a transparência das transações.
Emissão fácil e eletrônicas das notas fiscais
Com as notas fiscais eletrônicas (NF-e), o processo de emissão e gestão desses documentos se tornarão ainda mais otimizados.
A empresa já não precisa dedicar tanto tempo e esforço para executar tarefas que envolvem esse documento.
Redução de erros e retrabalhos
Com um sistema para emitir nota fiscal eletrônica, é possível evitar falhas de preenchimento que são comuns em processos manuais.
Você pode evitar esses problemas que geram retrabalhos e podem comprometer a produtividade da gestão.
Centralização do controle de faturamento
O controle do faturamento da empresa pode ser feito de maneira centralizada por meio do sistema online de emissão das NF-e.
Isso é especialmente importante no caso de empresas que possuem filiais.
Administração contábil eficiente
As decisões tributárias da sua empresa vêm do faturamento. As notas fiscais ajudam a empresa a tomar decisões baseadas na sua realidade financeira.
Além disso, o processo de emissão e gestão das notas fiscais é totalmente online. Isso torna mais fácil a localização e consulta desses documentos, melhorando a administração do setor de contabilidade.
Confira também: contabilidade para e-commerce: Estratégias para não errar nessa conta!
Melhoria nas finanças
Você pode acompanhar com mais clareza as entradas e as saídas do caixa da empresa usando o sistema emissor das notas fiscais do seu negócio.
O acesso online às notas fiscais garante um controle mais eficaz das finanças e projeções bem embasadas.
Redução de custos
Utilizar a nota fiscal eletrônica pode gerar uma redução de custos significativa.
Os documentos digitais evitam a compra de papel e suprimentos para impressora.
Eles também poupam espaço de armazenamento e tempo dos funcionários para a organização de arquivos em formato físico.
Marketplaces exigem nota fiscal?
A resposta para essa pergunta é sim!
Para quem não sabe, a maioria dos marketplaces como Mercado Livre, por exemplo, exigem a emissão de notas fiscais.
Dessa forma, é imprescindível que os lojistas se organizarem para fazer esse processo de forma segura e correta.
Confira também: como vender no Mercado Livre do começo ao crescimento!
Quais informações não podem faltar em uma NF-e?
Vamos tomar como exemplo a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que é utilizada em todo o território nacional. Nela, devem constar as seguintes informações:
- Razão Social;
- CNPJ;
- Endereço;
- Número;
- Bairro;
- Estado;
- Cidade;
- CEP;
- Inscrição Estadual.
Vale ressaltar que as informações exatas que devem constar em uma nota fiscal variam de acordo com a região do país e o tipo de nota fiscal.
Quais são os tipos de notas fiscais?
As regras para a emissão de notas fiscais podem variar de acordo com a região e o tipo de nota.
A diferença nas regras pode ser um sinal de alerta para empreendedores que querem continuar escalando seu negócio dentro da legislação.
Se você ainda tem dúvidas sobre os vários tipos de notas, confira quais são elas e como funcionam na lista abaixo.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)
A NF-e é simplesmente a versão digital da nota fiscal de papel, que pode ser emitida e armazenada eletronicamente.
Ela se aplica a qualquer tipo de empreendimento, por exemplo:
- ME (Microempresa);
- Empresa de Lucro Real;
- Empresa de Lucro Presumido;
- EPP (Empresa de Pequeno Porte);
- MEI (Microempreendedor Individual).
Ela registra a venda de produtos físicos para o recolhimento de tributos como ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
A expedição da NF-e acontece junto à Secretaria Estadual da Fazenda.
Quando emitir o documento para atestar a operação, a empresa deve enviar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) junto ao produto.
A NF-e é emitida no site da prefeitura da cidade onde a empresa atua.
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
O CT-e serve para registrar os serviços de transporte de carga entre os Estados ou municípios. A tributação dessa nota fiscal é feita pelo ICMS.
O modelo eletrônico substituiu o formato manual que era usado até 2012.
O arquivo do CT-e é emitido no formato XML. Ele deve ter uma comprovação por meio de assinatura digital e autorização da Secretaria de Estado da Fazenda.
A principal vantagem do CT-e é que as empresas conseguem processar faturas mais rapidamente, além de reduzir os custos com frete e transporte.
Também há um risco menor de erros entre a nota e os produtos efetivamente transportados, já que a nota ajuda a evitar pagamentos duplicados e eliminar faturas.
Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
A Nota Fiscal Avulsa (NFA) é um documento emitido individualmente em papel ou em formato eletrônico. No formato eletrônico, ela é conhecida como NFA-e.
Essa nota fiscal tem informações semelhantes às da nota fiscal tradicional. A diferença está mais relacionada ao emissor da nota do que ao documento em si.
Ela pode ser emitida por profissionais que ainda não têm CNPJ.
Um autônomo pode emitir a NFA para não deixar de comprovar a prestação de um serviço, por exemplo.
Empresas com baixo volume de emissão de nota podem preferir a emissão da NFA para evitar impostos envolvidos na emissão dos outros tipos de nota fiscal.
Seu uso é indicado principalmente para empreendedores que não têm a obrigatoriedade de emitir nota fiscal sempre que realizam uma venda.
NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)
A NFS-e, como o próprio nome indica, é utilizada para comprovar a prestação de serviço de qualquer natureza.
Por exemplo, clínicas médicas, escolas, serviços de consultoria e academias podem emitir a NFS-e para comprovar suas transações.
A NFS-e ainda pode ser usada como recibo e tem validade jurídica e fiscal.
Com o surgimento do modelo eletrônico, não foi mais necessário gerar a NFS em formato de papel, o que tornou a emissão mais simples e rápida para as empresas.
A emissão da NFS-e acontece no site da prefeitura do município em que a empresa prestadora está sediada.
NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é emitida por grande parte do varejo. Ela é emitida para acobertar o consumidor em transações financeiras.
Todos que vendem para pessoa física ou pessoa jurídica não contribuinte do ICMS estão obrigados a emitir a NFC-e.
Uma vez emitida a NFC-e, não há necessidade de emitir outro tipo de nota fiscal para acobertar a mesma transação.
Outra diferença da NFC-e para as outras notas fiscais é o conteúdo impresso no seu documento auxiliar.
O Documento Auxiliar da NFC-e (DANFE NFC-e) é mais simples do que o DANFE, o Documento Auxiliar da NF-e, por exemplo.
O consumidor que aceitar apenas o DANFE NFC-e Resumido (sem a relação dos produtos comprados) pode solicitar a impressão do DANFE NFC-e completo.
Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
O Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) é o documento que substitui o cupom fiscal tradicional, que utilizava uma impressora fiscal.
Hoje em dia, o documento é gerado pelo Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (CFe-SAT).
O CFe tem o objetivo de comprovar a comercialização de uma mercadoria ou serviço. Ele precisa da autorização do Fisco e da validação da assinatura digital do contribuinte.
Esse documento surgiu com o objetivo de simplificar o processo de emissão do cupom fiscal, proporcionando a segurança do processo e a diminuição de burocracias.
Por ser um processo digital e automatizado, a chance de erros nos dados do cupom fiscal é praticamente inexistente.
Se você achou o cupom parecido com a nota fiscal, saiba que a principal diferença entre CF-e e NF-e são as informações contidas em cada documento.
O cupom geralmente possui apenas as informações da empresa e da compra. Já a nota também conta com os dados do consumidor, como o CPF.
Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)
O Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e) não é um tipo de nota fiscal.
Trata-se de um aparelho que supre a legislação fiscal que determina as regras de emissão de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) no estado do Ceará.
O MF-e surgiu em 2017 em substituição ao Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
Ele é semelhante ao Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT), que funciona no Estado de São Paulo, embora tenha suas próprias normas.
Ao adquirir o aparelho, o contribuinte deve efetuar a ativação no site da Secretaria da Fazenda.
MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento fiscal para registrar o transporte de cargas entre estados diferentes.
Quando o transporte de cargas acontece entre municípios, a obrigatoriedade do MDF-e depende das regras impostas pelo estado em questão.
Em São Paulo e Rio de Janeiro, por exemplo, os governos estaduais exigem emissão do MDF-e para transportes intermunicipais.
Desde 2014, o MDF-e passou a valer em todos os estados do país.
A obrigatoriedade de emissão do valor acontece para transportadoras e empresas que se responsabilizam por operações de transporte de suas mercadorias.
A emissão do documento acontece de forma totalmente eletrônica.
Contudo, a emissão depende que a empresa tenha um Certificado Digital e esteja credenciada na Secretaria Estadual de Fazenda (SEFAZ).
Como emitir uma nota fiscal?
Agora que você sabe tudo (ou quase tudo) sobre nota fiscal, agora chegou a hora de saber como emitir uma.
Confira o nosso passo a passo completo.
Descubra qual tipo de nota emitir
Como vimos no tópico anterior, não há apenas um tipo de nota fiscal.
O primeiro passo é descobrir quais dessas notas sua empresa pode emitir.
No geral, o tipo de nota depende da sua atividade desempenhada e da sua formalização fiscal perante o poder público.
Para empresas que fazem transporte de cargas, existe uma nota (MDF-e). Para empresas que prestam outros serviços, existem outras (como NF-e e NFS-e).
Para empresas formalizadas como MEI, existe uma nota (NFS-e). Para autônomos que não possuem CNPJ, existe outra (NFA-e).
As normas fiscais de cada prefeitura também podem interferir no tipo de nota fiscal que uma empresa deve emitir.
Adquira um certificado digital
Você vai precisar de um certificado digital para garantir a validade jurídica das suas notas fiscais.
O certificado digital é uma assinatura para pessoas jurídicas que serve para viabilizar transações online com a garantia de autenticidade.
Esse documento pode ser obtido em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).
Alguns exemplos são a Receita Federal do Brasil, a Caixa Econômica Federal e o Serasa Experian.
Vale lembrar que profissionais formalizados como MEI estão isentos da obrigatoriedade de criar um certificado digital para emitir notas fiscais.
Confira também: tudo o que você precisa saber sobre Certificado Digital.
Faça um cadastro fiscal
O cadastro fiscal junto ao governo e órgãos estaduais e municipais responsáveis é necessário antes de começar a emitir nota fiscal.
O processo varia para empresas de comércio e empresas de serviços.
Escolha um sistema para emitir as notas fiscais eletrônicas
Feito o certificado digital e o cadastro fiscal necessário, você já pode emitir notas fiscais no sistema online disponibilizado pelo governo.
Você tem a opção de usar o gerador gratuito e oficial do SEFAZ ou da prefeitura.
Na primeira emissão, certifique-se de que todos os dados inseridos no sistema estão corretos antes de gerar a nota fiscal.
Quais erros devem ser evitados?
A emissão de uma nota fiscal exige o preenchimento manual de várias informações, o que torna esse processo passível de erros.
A boa notícia é que uma informação errada não é motivo para desespero. Ao perceber quaisquer erros, você pode emitir uma nota fiscal substituta — normalmente, isso pode ser feito na mesma plataforma online.
Embora seja fácil de corrigir, é um erro que, como qualquer outro, exige retrabalho. Imagine refazer duas, três ou quatro notas fiscais. O tempo perdido pode ser enorme!
Abaixo, separamos aqueles que são mais comuns. Saiba quais são e entenda como evitá-los.
Juntar vendas em uma mesma nota
Para cada venda ou prestação de serviço, é preciso emitir uma nota fiscal diferente.
Juntar várias vendas em uma única nota pode gerar uma multa da Receita Federal, sem falar dos problemas para o cliente e para o próprio controle financeiro da sua empresa.
Por exemplo, seu cliente pode precisar da nota fiscal de uma venda específica para realizar uma possível troca ou reembolso.
Em relação ao seu controle financeiro, juntar várias vendas em uma nota pode provocar confusões sobre o número de vendas e os produtos vendidos em determinado período.
Errar os dados na nota fiscal
Outro erro comum é preencher incorretamente os dados da nota fiscal. Isso pode ocorrer por muitos motivos, como falta de atenção ou não ter dados incorretos em mãos.
O cliente pode recusar a nota fiscal incorreta e solicitar uma nota corrigida, o que gera um retrabalho para você, principalmente quando acontece com mais de um cliente.
Para evitar erros, certifique-se com o cliente de que você tem os dados corretos.
Além disso, antes de fazer a emissão, revise os dados da nota fiscal prestes a ser gerada para se certificar de que todos estão preenchidos corretamente.
Confundir o que é nota fiscal com DANFE ou XML
Os termos DANFE e XML são outros motivos de erros na emissão da nota fiscal. É importante saber o que significa cada coisa para evitar possíveis dúvidas.
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e não é a mesma coisa que a nota fiscal. Esse documento resume as informações da nota fiscal.
Ele acompanha a nota fiscal da loja virtual até o destino do cliente.
Diferentemente da nota fiscal, o DANFE não tem validade jurídica e não serve para comprovar uma venda.
Já XML é a formatação do arquivo da nota fiscal.
É isso, chegamos ao final do conteúdo e esperamos que você tenha gostado de entender melhor como funciona a emissão de nota fiscal.
Como vimos, gerar esse documento é uma ação indispensável para manter a sua empresa em dia com todas as obrigações tributárias e fiscais.
