A gestão de contas é uma das tarefas mais importantes para manter a saúde financeira de uma empresa.
Afinal, pagar as obrigações em dia e garantir o recebimento do dinheiro devido é o cenário ideal para qualquer negócio.
Por isso, você precisa aprender a controlar de perto as contas a pagar e a receber, mantendo todas as datas e valores sempre atualizados.
Veja a seguir algumas dicas para ter sucesso nessa gestão de contas.
O que é gestão de contas?
Gestão de contas é a administração e controle de todos os pagamentos e recebimentos de uma empresa.
Logo, é uma das tarefas mais importantes da gestão financeira, pois garante que as contas sejam pagas em dia e que as cobranças sejam efetivas no negócio.
De modo geral, podemos dividir essa função entre a gestão de contas a pagar e a receber, como veremos a seguir.
Gestão de contas a pagar
A gestão de contas a pagar cuida de todas as obrigações financeiras da empresa.
Alguns exemplos são:
- Faturas de fornecedores
- Contas de consumo (água, luz, internet, etc)
- Aluguel de ponto de venda ou escritório
- Salários de colaboradores
- Impostos, taxas e contribuições
- Mensalidades e assinaturas de serviços.
Gestão de contas a receber
Já a gestão de contas a receber envolve o controle e a cobrança de todos os recebimentos previstos na empresa, tais como:
- Faturamento das vendas
- Recebimento de assinaturas e mensalidades, no caso dos negócios recorrentes
- Rendimentos de aplicações financeiras
- Pagamentos de royalties e direitos autorais diversos.
7 dicas para uma boa gestão de contas
Confira dicas importantes para manter uma boa gestão de contas e garantir a saúde financeira do seu negócio.
1. Conheça seu ciclo financeiro
Toda empresa tem um ciclo financeiro próprio com uma duração específica.
Geralmente, ele começa com as compras e investimentos necessários para as operações e termina com o recebimento do dinheiro das vendas, de modo que a empresa se mantém girando e gerando lucros.
Algumas empresas fecham ciclos financeiros mensalmente, enquanto outras adotam padrões de faturamento mais longos.
Por isso, é importante que você conheça seu ciclo para organizar as contas a pagar e a receber, garantindo sempre a saúde financeira do negócio.
2. Acompanhe o fluxo de caixa
É impossível falar em gestão de contas sem mencionar o fluxo de caixa.
No caso, acompanhar esse fluxo significa ter controle sobre todas as entradas e saídas (receitas e despesas) da sua empresa.
Para isso, você deve registrar todo tipo de receita (dinheiro das vendas, rendimentos de aplicações, aluguéis, etc) e despesas (compras de fornecedores, contas de consumo, salários, etc.) com regularidade.
3. Organize as obrigações do negócio
Toda empresa tem uma série de obrigações que devem ser pagas dentro dos prazos de vencimento especificados.
Por isso, é essencial organizar as contas a pagar do negócio e registrar os vencimentos em um calendário.
Isso porque, se você atrasar pagamentos, pode arcar com custos de juros e multas, ficar inadimplente, prejudicar o relacionamento com parceiros e até mesmo ter problemas com o Fisco, no caso de impostos atrasados.
4. Acompanhe as datas de recebimento
Da mesma forma que as contas a pagar, as contas a receber também precisam ser organizadas por data, de acordo com a previsão de recebimento.
Assim, você sabe exatamente quando o dinheiro vai entrar e pode fazer uma gestão de cobranças mais eficiente.
Inclusive, é importante manter esse controle para recuperar eventuais casos de inadimplência.
5. Dimensione o seu capital de giro
O capital de giro é a reserva financeira que a empresa precisa manter para cobrir seus custos durante todo o ciclo financeiro.
Por exemplo, se você acabou de investir um bom dinheiro em um novo estoque, ainda precisa ter uma reserva em caixa para pagar as contas que vão vencer antes do recebimento dessas vendas.
Esse é o capital de giro, que deve ser dimensionado de acordo com as necessidades de pagamentos da sua empresa.
O importante é que as obrigações do negócio estejam sempre em dia e que você evite ao máximo pegar empréstimos, uma vez que os juros podem custar caro.
6. Faça um plano de contas eficiente
Com as contas a pagar e a receber mapeadas, você deve planejar seus pagamentos e recebimentos de forma conjunta, por meio de um plano de contas.
Existem vários modelos de planilhas que ajudam a reunir essas informações e dar mais visibilidade a respeito de prazos.
No entanto, é ainda mais efetivo utilizar softwares que organizam as contas de forma automatizada e enviam notificações e alertas nas datas previstas para pagar e receber.
7. Use o poder da tecnologia
É possível organizar suas contas com planilhas, mas isso significa perder muito tempo com tarefas manuais.
Por isso, a melhor saída é usar a tecnologia para gerenciar suas contas a pagar e a receber com o suporte da automação de processos e da gestão digital.
A dica é utilizar uma plataforma de e-commerce repleta de recursos de gestão financeira, como a Tray, e uma solução completa de pagamentos, como a Vindi.
E então, tudo pronto para colocar em prática sua gestão de contas?
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